1. Omgevingsanalyse

Wat zijn de noden in de omgeving ?

Vooraleer stappen te zetten, kijkt u best welke noden er leven in de buurt, bij kinderen, ouders, verenigingen, enz. Zijn er actoren die zich als partner willen engageren?  Wat zijn de socio-economische en socioculturele kenmerken van de leerlingen en van de buurt? Uiteraard kijkt u ook naar de eigen situatie: wat is uw pedagogisch project? Hoe past de school momenteel in de omgeving? Hoe wordt de school momenteel gerund? Deze analyses hoeven geen wetenschappelijke onderzoeken te zijn. Met veel gesprekken en gezond verstand raakt men al een heel eind.

2. Analyse van eigen schoolinfrastructuur

Bekijk intern welke ruimtes zich het best lenen tot gedeeld gebruik. Hou daarbij rekening met toegankelijkheid, brandveiligheid, bezettingsgraad, planning, onderhoud,…

• Welke ruimte kan opengesteld worden?
• Welke ruimte kan opengesteld worden mits aanpassing ?
• Welke ruimte kan niet opengesteld worden ?
• Is er een aparte uitgang?
• Is er een nooduitgang aanwezig?
• Wat is er aanwezig in de ruimte?
• Wat kan de ruimte (ver)dragen? Aan welke frequentie? Welke dagen?
• Wat gebeurt er in de vakantieperiode?
• Kan de onderhoudsdienst volgen?
• …

Bekijk ook welke ruimtes het makkelijkst zijn om open te stellen voor verenigingen en wat voor wie zinvol zou kunnen zijn. Een polyvalente zaal kan bijvoorbeeld makkelijk gedeeld worden met een theatergezelschap, of een sportzaal met een turnclub, of de speelplaats met de plaatselijke speelpleinwerking. Kijk ook naar het meubilair. Een klas in een basisschool met enkel kleine stoelen en tafels is minder geschikt voor volwassenen, maar mogelijk wel zinvol om open te stellen voor kinderen die bijvoorbeeld bijles nodig hebben buiten de schooluren.

Ter inspiratie sommen we hier een aantal eenvoudige functie-combinaties op. Ruimten die zich zonder teveel praktische of technische aanpassingen goed lenen voor bepaalde activiteiten:

• Sportzaal – sportvereniging
• Speelplaats – jeugdkamp
• Refter – seniorenvereniging
• Polyvalente zaal – theatervereniging
• Deeltijds kunstonderwijs – amateurkunstenaars
• Internaten – zomerkampen (met overnachting)
• …

(Zie hoofdstukken: ‘Waar kan ik op zoek naar extra financiering?’ voor aanpassingen en ‘Waar moet ik aan denken met betrekking tot beheer & inrichting?’.)

3. Verkennend gesprek

Na de analyse van wie potentiële gebruikers zijn en welke ruimtes mogelijk gedeeld kunnen worden, is het tijd voor een verkennend gesprek. Potentiële gebruikers en delers ontmoeten elkaar en wisselen verwachtingen uit. Dit is een informeel gesprek dat best gekoppeld wordt aan een rondleiding van de schoolsite of te delen ruimtes. Maak vervolgafspraken en vergeet zeker niet om contactgegevens uit te wisselen.

4. Formeel gesprek

Organiseer één of meerdere formele gesprekken waarbij een gebruiksovereenkomst en huishoudelijk reglement opgemaakt, besproken en uiteindelijk ondertekend worden. Neem voldoende tijd om alles door te praten, ook de elementen die misschien vanzelfsprekend lijken. Goede afspraken maken goede vrienden en voorkomen is nog altijd beter dan genezen!

5. Interne afspraken

Alle betrokkenen – scholen, verenigingen, het lokaal bestuur – koppelen de bevindingen uit het verkennend gesprek intern terug. Maak de nodige afspraken: Welke ruimtes worden gedeeld? Wie doet wat? Wie zorgt voor de (éénmalige) administratieve formaliteiten ? Wie zorgt voor organisatorische afspraken? Moeten er technische aanpassingen gebeuren ?

6. Delen delen delen

Pas door het gedeeld gebruik van uw infrastructuur zal duidelijk worden wat goed en minder goed loopt. Daarom is het belangrijk om vrij snel na de eerste openstelling al met elkaar in gesprek te gaan en dat vervolgens regelmatig te herhalen. Ook als er geen noemenswaardige problemen zijn.   Het zorgt voor een goede verstandhouding en dat is –naast een goed afsprakenkader- goud waard. Soms leidt het delen van infrastructuur ook tot inhoudelijke samenwerking en synergie. Gebruikers wisselen elkaars jaarthema’s en jaarplanning uit. Er wordt gekeken naar eventuele maatschappelijke of pedagogische meerwaarde in het samen organiseren van activiteiten of vormingsmomenten voor vrijwilligers, leerkrachten, trainers,…

7. Evaluatie

Ook als alles goed gaat, is het wenselijk om een jaarlijks reflectiemoment in te lassen. Daarop bekijkt u zowel intern als met de gebruiker(s) wat beter, vlotter en/of efficiënter kan georganiseerd worden :

• Hoe verliep het opstellen en uitwisselen van de planning ?
• Zijn afspraken i.v.m. opkuis nagevolgd ?
• Waren er incidenten ? Hoe kunnen die vermeden worden ?
• Is er nood aan een technische ingreep ?
• Een extra toegang voor na de schooluren ?
• Een elektronisch slot bij veelvuldig gedeeld gebruik ?
• …

Delen maar!