Administratieve aandachtspunten

Stel dat er iets fout loopt ? Wie is er dan verantwoordelijk ? Een terechte bekommernis van scholen die eraan denken om hun infrastructuur te delen met  verenigingen.

De sleutel voor succesvolle openstelling is – naast een goede relatie met medegebruiker(s) – een goede gebruiksovereenkomst en verzekeringen op maat van de activiteiten. In dit onderdeel komt u te weten welke administratieve formaliteiten u dient te vervullen bij het openstellen van uw schoolinfrastructuur.

Een goede gebruiksovereenkomst opstellen kost een inspanning die voor scholen niet altijd evident is. Het is belangrijk om voor ogen te houden dat dit slechts een éénmalige inspanning is. We helpen u alvast graag op weg.

Gebruiksovereenkomst >

Over tal van zaken kunnen best duidelijke en gedetailleerde afspraken gemaakt worden. Die afspraken dienen opgenomen te worden in de overeenkomst die er gesloten wordt tussen de betrokken partijen. Die overeenkomst omvat idealiter de volgende items:

  • Voorwerp van de overeenkomst
  • Duur van de overeenkomst
  • Gebruik van de schoolinfrastructuur : welke ruimtes, welk materiaal
  • Toezicht en sleutelbeheer : wie heeft de coördinatie in handen
  • Planning : (wijzigingen in) de planning door opensteller/gebruiker
  • Vergoeding voor gebruik van de schoolinfrastructuur
  • Onderhoud en schoonmaak
  • Herstellingen : wie doet wat en wanneer
  • Algemene kosten – gedeelde kosten
  • Overdracht van gebruiksrecht : gebruik door derden: wel/niet toegestaan
  • Huishoudelijk reglement maakt deel uit van de overeenkomst
  • Verzekeringen (zie bij ‘verzekeringen’)
  • Rechten – boetes : vb. wat bij het herhaaldelijk niet nakomen van afspraken
  • Jaarlijkse evaluatie – gebruikersvergadering
  • Schade en diefstal
  • Reclame – publiciteit

We stippen hier echter duidelijk aan dat de inhoud van contracten en reglementen niet te veralgemenen is, en altijd opnieuw zal moeten aangepast worden aan de specifieke situatie.

 

Voorbeeldovereenkomst

Documenten in bijlage

‘Woorden wekken, voorbeelden trekken’. Daarom geven we hier meteen enkele voorbeelden van gebruiksovereenkomsten. Die zijn uiteraard niet kant-en-klaar bruikbaar en zullen moeten aangepast worden aan de eigen context, maar ze geven wel een beeld van wat er best in dergelijke overeenkomst opgenomen wordt.

  • Gebruiksovereenkomst Ideekids (vereniging – school)
  • Gebruiksovereenkomst Maria Boodschap lyceum (school- vereniging)
  • Gebruiksovereenkomst ‘School open voor sport’ (school/bestuur – vereniging)
  • Gebruiksovereenkomst ISB (school/bestuur – sportvereniging)
  • Gebruiksovereenkomst IC verzekeringen (algemeen)
  • Gebruiksovereenkomst Gemeenschapsonderwijs (school – stad)
  • Gebruiksovereenkomst Katholieke scholen (school – stad)
  • Voorbeelddocument :  sleutelcontract

Huishoudelijk reglement

Een huishoudelijk reglement is een overzicht van de rechten en de plichten van de gebruiker. Om geldig te zijn, moet het opgenomen worden in de gebruiksovereenkomst tussen de school/lokaal bestuur en de gebruiker. Het moet goedgekeurd en aanvaard worden door de gebruiker. Om u op weg te helpen, geven we hier een aantal voorbeelden.

Document in bijlage : Voorbeeld Huishoudelijk reglement – ‘School open voor sport’

Dit voorbeeld geldt in eerste instantie voor de school en de gemeente, maar het reglement moet ook goedgekeurd worden door de eindgebruiker, in dit geval de sportclub. Het is aan te raden om het document samen met alle partijen op te stellen.  In dit voorbeeld  worden volgende aspecten besproken:

  • Beheer
  • Toegang
  • Rechten en plichten
  • Huur
  • Aansprakelijkheid
  • Verbodsbepalingen
  • Taken zaalverantwoordelijke
  • De huurder is ertoe gehouden dit reglement zorgvuldig na te leven

 

Financiële verdeelsleutels

Wat moet dat kosten? Dat is uiteraard voor alle betrokken partijen een belangrijke vraag. Hoe kan u een billijke kostprijs berekenen? Waarmee kan u zoal rekening houden? Hanteert u één of verschillende tarieven? Hierbij geven we enkele tips en mogelijkheden die we op het terrein vonden.

De berekening van de kostprijs kan op basis van volgende parameters :

  • aantal vierkante meters
  • aantal deelnemers
  • aantal uren per week
  • bezetting van ruimten

 

Andere zaken om rekening mee te houden :

  • gebruik van materiaal
  • slijtage (sport)ruimte
  • energieverbruik
  • schoonmaak
  • gemeenschappelijke kosten vooraf te bepalen

 

Sommige scholen hanteren verschillende tarieven :

  • Sociaal tarief

Dit is een tarief onder de werkelijke kost van de gedeelde ruimte. Vaak rekenen gemeenten als eigenaar of inrichtende macht van een school een dergelijk sociaal tarief aan voor bepaalde maatschappelijke instellingen zoals jeugd-of sportverenigingen. Deze verenigingen zouden een kostendekkend of marktconform tarief niet kunnen betalen. Bovendien gaat het hier vaak om door de gemeente gesubsidieerde verenigingen.

  • Kostendekkend tarief

Bij een kostendekkend tarief worden alle kosten doorberekend in de vergoeding. Alle kosten van de gebruikte ruimte kunnen daarmee gedekt worden, maar er wordt geen winst gemaakt.

  • Marktconform tarief

Er wordt een commerciële prijs in rekening gebracht. Dit betekent dat de gehanteerde prijs  meer dan kostendekkend is en dat er dus winst gemaakt wordt.

Hieronder enkele documenten ter inspiratie voor lokale besturen :

  Documenten  in bijlage :  door Stedelijk Onderwijs Antwerpen :

  • Retributiereglement Voor de ter beschikkingstelling van schoolinfrastructuur
  • Gebruikersreglement Voor de ter beschikkingstelling van schoolinfrastructuur
  • Aanvraagformulier Ter beschikkingstelling van lokalen aan derden

Verzekeringen >

Aangezien er al heel wat schoolinfrastructuur opengesteld wordt, is er al enige ervaring met het verzekeren ervan. Sommige verzekeraars verzekeren hele schoolnetten en hebben daarbij ook kant-en-klare (school)polissen en leidraden opgesteld. Het is dus in eerste instantie zinvol om bij het eigen schoolnet te informeren naar de mogelijkheden.

De inhoud van dit soort verzekering is niet bij wet geregeld. De kern van de dekking bestaat uit de waarborgen “burgerlijke aansprakelijkheid” en “lichamelijke ongevallen”. Soms worden deze basiswaarborgen nog aangevuld.

We geven hierbij eerst een checklist met zaken waaraan je moet denken bij verzekeringskwesties.

 

Checklist verzekeringscontract

Document in bijlage : Checklist verzekeringen

Assuralia* maakte een checklist op die u kan helpen om uw risico’s in kaart te brengen. Bespreek de checklist met de verzekeraar, om zo samen tot een optimale bescherming tegen de risico’s van openstelling van schoolinfrastructuur te komen.
De essentie is dat u nadenkt over wie zoal risico loopt op school en dat u ervoor zorgt dat die allemaal verzekerd zijn.

*Assuralia is de Belgische beroepsvereniging van (her)verzekeringsondernemingen. Het doel van de vereniging is onder meer belangenbehartiging voor haar leden en ontwikkeling van de branche.

Tip: Verenigingen kunnen met vragen inzake verzekeringen terecht bij Scwitch.be

 

Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (BA)

Deze verzekering dekt de aansprakelijkheid “buiten overeenkomst” van de verzekerden tijdens de schoolactiviteiten. De aansprakelijkheid op de schoolweg kan worden opgenomen in de dekking.

De verzekerden in een schoolpolis zijn traditioneel:

  • de inrichtende macht (verzekeringsnemer) en de organen
  • de personeelsleden
  • de leerlingen
  • de vrijwillige en onbezoldigde medewerkers
  • de natuurlijke personen die het oudercomité, de schoolraad en de participatieraad vormen
  • de eigenaar en de verhuurder als burgerlijk aansprakelijke voor goederen of dieren ter beschikking gesteld voor schoolactiviteiten
  • de ouders en de voogden van de minderjarige leerlingen voor zover zij er burgerlijk aansprakelijk voor zijn

Een schoolactiviteit is “een activiteit van het schoolleven intra en extra muros, tijdens en na de lesuren, zelfs gedurende de verlofdagen en vakanties in België of in het buitenland, op voorwaarde dat de deelnemende leerlingen onder toezicht staan of moesten staan van de onderwijsinrichting”. De directie en het personeel moeten zich bevinden in de ‘uitoefening van hun normale dienst’.

Opgelet: de polis kan bepaalde activiteiten (vb. luchtsporten) uitsluiten.

Document in bijlage : Voorbeeld verzekering burgerlijke aansprakelijkheid

Documenten in bijlage :  door de verzekeraar van de GO!-scholen :

  • Formulier : Ingebruikname gebouwen gemeenschapsonderwijs
  • Leidraad : Woordje uitleg voor organisatoren van diverse manifestaties in scholen toebehorend aan het gemeenschapsonderwijs

 

Ongevallenverzekering lichamelijke schade

Dankzij dit luik van de polis kunnen de verzekerde slachtoffers van een schoolongeval genieten van een terugbetaling van bepaalde medische kosten en ontvangen zij contractueel vastgelegde vergoedingen in geval van overlijden of blijvende invaliditeit. De vraag naar de aansprakelijkheid moet niet worden beantwoord.

 

Document in bijlage : Voorbeeld verzekering Lichamelijke schade

 

Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing

Dit is een verplichte verzekering voor schoolinstellingen. Deze verzekering dekt de objectieve burgerlijke aansprakelijkheid van de uitbater (schoolinstelling), zoals ingesteld door de wet van 30 juli 1979 voor gevallen van brand of ontploffing.

De objectieve burgerlijke aansprakelijkheid houdt in dat het slachtoffer dat schade ondervindt, veroorzaakt door brand of ontploffing in een inrichting die voor het publiek toegankelijk is, de uitbater(schoolinstelling) van deze inrichting verantwoordelijk kan stellen en schadevergoeding kan vragen voor de geleden lichamelijke en materiële schade, en dit zelfs wanneer de uitbater geen fout begaan heeft.

De gebruiker dient zelf een verzekering objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing af te sluiten.

 

Brandverzekering

Algemeen gesproken voorziet elke brandpolis in een vergoeding bij schade aan de verzekerde goederen ten gevolge van een van de volgende gevaren: brand, onroerende schade door dieven, elektriciteit, storm, hagel, sneeuw- en ijsdruk, glasbreuk, arbeidsconflicten en aanslagen, waterschade en natuurrampen. Het afsluiten van een brandverzekering is niet wettelijk verplicht. De inrichtende machten sluiten normaliter zelf een brandverzekering af voor hun gebouwen.

Bij openstelling van schoolinfrastructuur kan het overwogen worden om de gebruiker te verplichten om een aparte brandverzekering af te sluiten voor aparte gedeeltes van het schoolgebouw.

Een andere mogelijkheid is de clausule ‘afstand van verhaal’. “Afstand van verhaal verwijst duidelijk naar het feit dat een partij (in casu eigenaar) afstand doet van een bepaald recht, namelijk het recht om iets te verhalen bij een andere partij.  De eigenaar heeft het recht om bijvoorbeeld de brandschade in te vorderen bij de gebruiker.  Evenzeer heeft de brandverzekeraar van de eigenaar het recht om de uitgaven die werden betaald aan de eigenaar terug te vorderen van de gebruiker.

Bij afstand van verhaal zal de gebruiker een afstand van verhaal ten zijnen gunste bedingen in de gebruiksovereenkomst ten aanzien van de eigenaar.

De eigenaar verbindt er zich dan op zijn beurt toe om bij zijn verzekeringsmaatschappij een afstand van verhaal ten aanzien van zijn gebruiker te laten opnemen in zijn brandpolis.

Bij afstand van verhaal kan de eigenaar een gedeelte van de premie van zijn brandverzekering doorrekenen aan de gebruiker. Dit kan hij bijvoorbeeld doen door de retributieprijs te verhogen.

Ook verhaal van derden moet afgedekt zijn in hoofde van de begunstigde bij het afstand van verhaal (in casu de gebruiker). Dit biedt echter niet dezelfde zekerheid als het afsluiten van een eigen verzekering huurdersaansprakelijkheid door de gebruiker zelf. De gebruiker is immers geen verzekeringnemer in de polis van de eigenaar en kan dus onmogelijk de toepassing van de polis eisen. Het is immers niet denkbeeldig dat het voor de eigenaar in bepaalde gevallen interessanter is om geen aangifte toe doen bij zijn verzekeraar (schadestatistiek, vrijstelling in de polis,…)

De gebruiker dient zelf zijn goederen, materieel, inboedel, onroerende inrichtingen en verfraaiingswerken te verzekeren. Het is aan te raden dit te doen bij dezelfde maatschappij die reeds het gebouw verzekert. Dit is de beste manier om polissen op elkaar te laten aansluiten en maakt vaak ook de regeling van schadegevallen makkelijker.

 

Document in bijlage : Voorbeeld Brandverzekering

 

 

Bijkomende verzekering voor specifieke activiteiten

Het openstellen van schoolinfrastructuur rekt het begrip ‘schoolactiviteit’ op. Het kan dus noodzakelijk zijn om de traditionele schoolpolis uit te breiden of aan te vullen met bijkomende verzekeringen. Het is daarbij essentieel om de verzekeraar tijdig in te lichten over de activiteiten die er in de school gebeuren. Verzekeringsaspecten opnemen in de gebruiksovereenkomst (zie hoger) kan ook  veel problemen voorkomen.

 

We overlopen hier kort enkele mogelijke situaties :

  • Derden nemen (een deel van) de schoolgebouwen in gebruik

Voorbeeld: de sportzaal van de school wordt in gebruik genomen door een sportvereniging.

Om zich te verzekeren tegen het brandrisico kan de gebruiker een (tijdelijke) brandpolis afsluiten. De school (als eigenaar) kan hem hiertoe verplichten of kan met de eigen brandverzekeraar afspreken dat, bij een schadegeval, de schade niet zal worden verhaald op de gebruiker (afstand van verhaal).

Daarnaast is het zo dat de gebruiker de lokalen moet terug geven in de staat waarin ze zich bevonden bij de ingebruikname. Komt hij deze verplichting niet na, dan kan hij aansprakelijk worden gesteld voor het niet respecteren van de overeenkomst. Deze contractuele aansprakelijkheid is in principe uitgesloten van de aansprakelijkheidsdekking in een schoolpolis. Een (tijdelijke) polis contractuele aansprakelijkheid kan de oplossing bieden.

  • De school neemt gebouwen van derden in gebruik

Voorbeeld: de school neemt een lokaal van de plaatselijke culturele vereniging in gebruik.

Vraag na of de school een (tijdelijke) brandverzekering moet afsluiten of dat de door de eigenaar afgesloten brandpolis een afstand van verhaal omvat ten gunste van de school als gebruiker.

Ga na of de eigenaar de school verplicht om mogelijke schade aan de gebruikte lokalen te verzekeren.

 

  • Leerkrachten leveren prestaties voor andere verenigingen

De burgerlijke aansprakelijkheid van de leerkracht blijft door de schoolpolis gewaarborgd wanneer aan volgende voorwaarden is voldaan:

  • de leerkracht levert de prestaties op vraag van de schooldirectie;
  • de activiteit die georganiseerd wordt behoort tot het schoolleven.

Van zodra niet aan deze voorwaarden voldaan is, vervallen de  waarborgen in de schoolpolis.

Eenzelfde redenering geldt voor de vrijwillige medewerkers van de school.

Daarnaast zijn leerkrachten tegen arbeidsongevallen verzekerd via de Vlaamse overheid. Deze verzekering zou van toepassing blijven onder dezelfde voorwaarden als hierboven gesteld. Het is echter noodzakelijk om dat telkens voor te leggen aan de overheid.

Voor vrijwillige medewerkers is er geen verplichting te voorzien in een lichamelijke ongevallenverzekering.

  • Voorwerpen worden door derden aan de school toevertrouwd om te gebruiken

Voorbeeld: geluids- en lichtinstallatie en tenten van derden worden aan de school toevertrouwd n.a.v. een bepaalde activiteit.

De contractuele aansprakelijkheid is uitgesloten van de dekking in de schoolpolis. Om te vermijden dat de school zelf moet instaan voor het vergoeden van de schade wordt dit materiaal best verzekerd in een polis “alle risico’s”, zeker wanneer het over waardevol materiaal gaat.

  • Derden nemen deel aan schoolactiviteiten

Scholen organiseren soms activiteiten waaraan ook derden (niet-leerlingen van de school) deelnemen. Deze personen zijn niet verzekerd in de schoolpolis. Hiervoor kan een tijdelijke verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen worden afgesloten.

Let wel, leerlingen van een andere school die deelnemen aan een activiteit – waarvan de deelname als een schoolactiviteit wordt beschouwd – genieten van de waarborgen van de schoolpolis onderschreven door hun school.

  • Een speelplaats wordt publiek opengesteld

Bij de openstelling van speelplaatsen voor het ruime publiek, is de eindgebruiker niet gekend. De BA-verzekering is dus niet af te dwingen via een gebruiksovereenkomst.

Er zijn twee mogelijke pistes:  ofwel verzekert de school zichzelf voor deze openstelling na de schooluren, ofwel werkt de school samen met het lokaal bestuur dat de speelplaats laat opnemen in het openbaar domein en daartoe haar BA-polis laat uitbreiden.
dsc_0182

Let wel: in geval van openstelling van een speelplaats met een bekende eindgebruiker, bijvoorbeeld een jeugdbeweging, is deze extra verzekering niet nodig.

De Basisschool de Boomhut (GO!) in Brugse poort in Gent en de Vrije Basisschool De Boomhut in Lozen (Bocholt): Voorzien beiden een volledig afzonderlijk gebouw met de delen die relevant zijn voor gebruik door derden, de eetruimte en sportzaal. Deze ruimtes kunnen volledig afzonderlijk ontsloten worden, door hun ligging op de rand van de site. Zo dient geen enkele externe op het schoolterrein te komen. In Lozen gaat de geborgen speelplaats voor kleuters over naar een semi-publieke speelplaats naar een park door bewuste inplanting van de hagen, het voorzien van ‘zelfsluitende poortjes’ zoals schapenpoortjes, het spelen met hoogte verschillen.

Vrijstelling onroerende voorheffing >

Een veel gehoord aandachtspunt voor de openstelling van schoolgebouwen, is de vrijstelling onroerende voorheffing waar scholen recht op hebben. Om duidelijkheid te scheppen over deze materie heeft de Vlaamse Regering een omzendbrief “Vrijstelling van onroerende voorheffing voor onroerende goederen bestemd voor het onderwijs” opgemaakt. Deze omzendbrief verduidelijkt onder welke voorwaarden scholen kunnen genieten van de vrijstelling. Hou er rekening mee dat omzendbrieven steeds kunnen geactualiseerd worden zodat u steeds de meest actuele stand van zaken kent.

 

In algemene lijnen is er vrijstelling als voldaan is aan de volgende 3 voorwaarden:

  • Ontbreken van winstbejag
  • Systematisch karakter van het onderwijs
  • Hoofdzakelijke bestemming van de onroerende goederen voor didactische doelstellingen

 

De eerste voorwaarde, het ‘ontbreken van winstbejag’, maakt onder andere duidelijk onder welke voorwaarden ‘winkels verbonden aan scholen’ toegelaten worden zonder de vrijstelling in het gedrang te brengen. De ‘verkoop van eigen producten en verstrekken van eigen diensten’ is aanvaardbaar zolang de opbrengsten worden geïnvesteerd in de onderwijsverstrekking of onderwijsinfrastructuur. Ook het uitbaten van een minionderneming of het uitbaten van restaurants of hotels (bij hotel- en koksscholen) zoals omschreven in de omzendbrief brengt de vrijstelling niet in het gedrang, zolang de mogelijke opbrengsten terugvloeien naar onderwijsactiviteiten.

 

Bij de tweede voorwaarde, namelijk het ‘systematische karakter van het onderwijs’ wordt bepaald dat elke vorm van onderwijs voor vrijstelling in aanmerking komt als (a) de didactische werkzaamheden systematisch worden georganiseerd met het doel te onderrichten, dit wil zeggen volgens een zeker systeem, georganiseerd, regelmatig, volgens een leerplan, en (b) dit volgens de verhouding leermeester– leerling. Er zijn specifieke paragrafen opgenomen waarin de voorwaarden van specifieke bestemmingen en gebruiken worden beschreven. Het gaat om:

  • opleidingscentra
  • sportclubs en sportverenigingen
  • muziek- en zangverenigingen, fanfares, kunsteducatieve verenigingen en tekenscholen
  • volkshogescholen
  • bezinning- en vormingscentra
  • jeugdbewegingen
  • jeugdhuizen

 

De omzendbrief omschrijft voor elk van die gebruiken de manier van redenering en mogelijke bewijsvoering om van de vrijstelling te genieten. Jeugdhuizen komen bijvoorbeeld niet in aanmerking voor een vrijstelling, omdat ze –volgens de omzendbrief- sterk gericht zijn op amusement. Jeugdbewegingen die op landelijk niveau georganiseerd zijn, komen wel in aanmerking. Voor plaatselijke initiatieven wordt het aangeboden programma en de verhouding leerling-leermeester bekeken (concreet gaat het vaak over al dan niet gebrevetteerde monitoren).

 

Een derde voorwaarde –  ‘hoofdzakelijke bestemming van de onroerende goederen tot didactische doeleinden’ – wordt  gerealiseerd door de daadwerkelijke aanwending. De intentie tot die aanwending, maar nog niet gerealiseerde aanwending, omwille van verbouwingen, administratieve procedures, enz. gelden ook om de vrijstelling te bekomen.

 

De onroerende goederen moeten ofwel in ‘hoofdzaak’ voor het onderwijs bestemd zijn, of ‘noodzakelijk’ zijn voor het goed vervullen van de onderwijsopdracht. Deze afweging wordt gemaakt voor een aantal veel voorkomende situaties, zoals daar zijn:

  • gemengd gebruik
  • leegstaande onroerende goederen
  • voorbeelden van onrechtstreekse aanwending
  • conciërgewoning
  • externe locaties
  • kinderopvang
  • huisvesting van studenten
  • musea
  • zelfstandige bibliotheek
  • verhuur van schoollocaties en –materiaal

 

Het gebruik van schoolinfrastructuur, zoals klaslokalen, refter, keukens en turnzaal, door  derden vormt geen beletsel om de vrijstelling van onroerende voorheffing toe te kennen. Ook als de school hiervoor een gebruikersvergoeding vraagt, is er geen probleem, op voorwaarde dat de inkomsten terugvloeien naar onderwijsactiviteiten.

Voorbeeld: Een school verhuurt haar sporthal drie avonden per week en de zaterdag aan een tennisclub en vraagt per maand een huurprijs van 500 euro. De vrijstelling van onroerende voorheffing komt niet in gevaar indien deze 500 euro telkens in onderwijs geïnvesteerd wordt.

Wel dienen de betrokken lokalen onveranderd hoofdzakelijk voor onderwijs bestemd te blijven. Bijgevolg dient de terbeschikkingstelling aan derden zich te beperken tot perioden buiten de normale lestijden.

Bij een occasionele terbeschikkingstelling van maximaal 5 lesuren per week tijdens de normale lesuren geldt evenwel de vrijstelling. Een permanente terbeschikkingstelling aan derden doet de bestemming tot onderwijsdoeleinden teniet, en leidt tot het verlies van de vrijstelling.

Vermijd bij het delen van schoolinfrastructuur de term ‘huur’. Spreek altijd over  ‘terbeschikkingstelling van’, ‘gebruik van’ ipv ‘(ver)huur van’. Bij ter beschikkingstelling maakt men ook een ‘gebruiksovereenkomst’ op i.p.v. een ‘huurovereenkomst’. Hierbij spreken we van ‘retributie’, ‘kostenvergoeding’, ‘gemaakte kosten’ ipv ‘huurprijs’. Het is administratief belangrijk om deze nuance te maken, want schoolinfrastructuur ter beschikking stellen is geen commerciële activiteit waardoor de  vrijstelling voor onroerende voorheffing niet in het gedrang komt.

 

Veiligheid en preventie >

De regelgeving die handelt over veiligheid, gezondheid en hygiëne en die van toepassing is op schoolgebouwen werd door AGION op een rijtje gezet en is terug te vinden op de website van AGION. Een aantal aspecten wordt ook hieronder besproken in het kader van het openstellen van schoolinfrastructuur.

 

Brandveiligheid

Alle nieuw op te richten gebouwen moeten beantwoorden aan de voorschriften van het KB van 7 juli 1994 (en wijzigingen) tot vaststelling van de basisnormen voor de preventie van brand en ontploffing.

De laatste wijziging dateert van 12 juli 2012 en is van toepassing voor alle gebouwen waarvoor de stedenbouwkundige vergunning ingediend is vanaf 1 december 2012. Dit KB actualiseert de basisnormen brandpreventie op meerdere vlakken, o.a. aan de Europese regelgeving.

Daarnaast bestaat er ook de NBN S21-204 ‘Brandbeveiligingen in de gebouwen – schoolgebouwen’ (1982).

We raden u aan om bij opstart van uw ontwerp contact op te nemen met de lokale brandweer.

 

Documenten :

 

Veiligheid speelterrein

Een speelterrein is elke speeltuin, elk speelplein, elke speelplaats waar minstens één speeltoestel aanwezig is dat door kinderen of jongeren collectief gebruikt wordt om te spelen. Een speelterrein moet voldoen aan veiligheidsnormen voor schoolgebruik, dus normaliter is deze dan ook veilig voor buitenschools gebruik. Dit is weliswaar afhankelijk van de activiteit.

Informeer best bij uw verzekeraar en/of brandweer of er een risicoanalyse nodig is voor het type activiteit.

 

Bij scholen wordt dergelijke risicoanalyse uitgevoerd door de interne preventieadviseur, een externe preventieadviseur of een risicoanalist. Voor speelplaatsen die naschools openbaar domein worden kan eventueel aangeklopt worden bij de gemeente. De analyse betreft het speelterrein en alle aanwezige elementen. De preventieadviseur detecteert gevaren en schat de risico’s hiervan in. Hij of zij formuleert zo nodig maatregelen.

De preventieadviseur geeft enkel advies. De school is niet verplicht om het advies te volgen. Het analysedocument moet wel altijd  beschikbaar zijn op school.

Advies specifiek over veiligheid bij groene avontuurlijke speelplaatsen kan u vinden op de website van Pimp je Speelplaats.

Meer weten ?

 

Voedselveiligheid

Ook een refter is potentieel te delen schoolinfrastructuur. Verenigingen gebruiken de refter wel vaker voor bijvoorbeeld recepties of vergaderingen. Afhankelijk van het gebruik en het profiel van de gebruiker kan men bekijken om al dan niet ook de keuken te delen. Voor een lokale vereniging is het omslachtig om zelf glazen en koelkasten te voorzien. Omwille van de zeer strenge hygiënenormen en -wetgeving waaraan (groot)keukens van scholen onderworpen zijn, staan scholen vaak niet te springen om hun keuken open te stellen.

In de praktijk zien we deze mogelijkheden:

  • Volledige keuken en refter
  • Deels de keuken en refter De gebruiker heeft slechts toegang tot enkele kasten in de keuken, de andere kasten/apparatuur zijn op slot. Of enkel de barruimte in plaats van de hele keuken. Eventueel wordt het bargedeelte met frigo’s en servies fysiek afgesloten van het kookgedeelte.
  • Enkel de refter Door middel van een rolluik of schuifwand wordt de keuken fysiek gescheiden en afgesloten van de refter.
  • (De keuken enkel delen met gekende gebruikers.)

 

Bijvoorbeeld: Okra organiseert een bingo. Voor de koffie kunnen ze rekenen op de infrastructuur van de plaatselijke school. Ze gebruiken het koffiezetapparaat en het servies, ze zorgen dat alles netjes terug staat na hun activiteit. 

 

Let op : Strenge hygiëne normen maken het moeilijker om een refterkeuken open te stellen voor om het even welke activiteit/groep.

 

Preventie van schade, inbraak en diefstal

Omdat bij gedeeld gebruik van schoolinfrastructuur verschillende groepen en verantwoordelijken het gebouw betreden, is het van belang om meteen duidelijke afspraken te maken rond toegang en het afsluiten van schoolinfrastructuur. Probeer u vooraf in te beelden wat er kan mislopen, zodat u kan anticiperen op dergelijke situaties.

Organisatorische maatregelen bij inbraakpreventie

Veelal is achteloosheid de oorzaak van inbraken.  De gelegenheid maakt dikwijls de dief en daar houdt men best rekening mee.

Probeer door een goed gesprek tot duidelijke afspraken en taakverdeling te komen zodat er op zwakke punten gecontroleerd kan worden. We geven alvast enkele ideeën mee, die eventueel ook opgenomen kunnen worden in de gebruiksovereenkomst. Maak afspraken en plannen over:

  • Toegangscontrole. Wie mag er binnen en wanneer? Wordt een lokaal nog gebruikt door anderen en wanneer? Wie mag er dan binnen en wie sluit er af?
  • Sleutelbeheer. Wie heeft een sleutel van welk lokaal? Moet iedereen een sleutel hebben van bijvoorbeeld de berging? Zorg ook dat u een goed zicht blijft hebben op het aantal sleutels dat in omloop is.
  • De controle van ruimtes bij het einde van een activiteit. Zijn alle deuren op slot? Zijn alle ramen dicht? Werden de rolluiken neergelaten? Slingert er nog materiaal rond op het terrein?
  • Waardevol materiaal.
    • Tip : label gedeeld materiaal.
    • Tip : Maak een lijst van de (kostbare) inboedel van de gedeelde ruimte
  • Afspraken met de buren. Een goede buur is beter dan een verre vriend. Leg contact en vraag hen of ze een oogje in het zeil willen houden.

 

Bouwkundige maatregelen bij inbraakpreventie

Soms zijn organisatorische maatregelen onvoldoende. Vaak moet je dus ook stappen zetten om uw ruimte bouwkundig beter te gaan beveiligen. Er zijn een heleboel mogelijke bouwkundige maatregelen voor inbraak, deze opsommen zou ons te ver leiden. Maar vraag gerust na bij experten op het terrein.

 

Algemene principes

  • Als je kiest voor bouwkundig beveiligen, kies je er best voor om de volledige ruimte aan te pakken. Het heeft geen zin om aan de voorkant een stevig slot te plaatsen en aan de achterkant van de ruimtes de oude sloten te behouden.
  • Hou bij het bouwkundig beveiligen rekening met de eisen en normen van de brandweer. Bij een brand moeten gebruikers de ruimte immers snel kunnen verlaten. Bespreek uw verbouwplannen dus veiligheidshalve eens met de brandweer en politie (iin het kader van inbraakpreventie).
  • U kan er bijvoorbeeld voor kiezen om te compartimenteren en al het kostbaar materiaal in één (kleinere) ruimte te beveiligen.
  • Zorg ervoor dat kwaliteit van beveiliging evenredig is. Een goed beveiligde toegang heeft bijvoorbeeld weinig zin indien inbraak gemakkelijk is in de rest van het gebouw.

 

Basisschool Sint-Ursula, Laken: Groepering van open te stellen zones op het gelijkvloers en op de zolderverdieping. Een centrale trap en lift (met verdiepingslot) maken het mogelijk om de verdieping te bereiken zonder de schooleigen ruimtes door te moeten. Een architecturaal uitnodigende inkom wordt gecombineerd met een hek die door videocontrole kan bediend worden. Hiermee spelen ze in op de wijkproblematiek, en vinden ze een werkbare verhouding tussen veiligheid en toegankelijkheid.

 

Verkeersveiligheid

Door het delen van schoolinfrastructuur met verenigingen kunnen verplaatsingen beperkt worden. Door bijvoorbeeld naschoolse activiteiten op school te laten doorgaan, kunnen kinderen gewoon nablijven en hoeven ouders zich niet te haasten om op tijd kinderen van punt A naar punt B te brengen.

Anderzijds zijn niet alle gebruikers per definitie schoolkinderen of personen uit de buurt. Het loont dus wel de moeite om eens stil te staan bij verkeersbewegingen in en rond scholen bij openstelling. Gedeeld gebruik kan een opportuniteit zijn om na te denken over een betere verkeersveiligheid.

Veel scholen werken bijvoorbeeld met een “kiss & ride”-zone, waarbij een vrijwilliger/schoolpersoneel deuren opent van wagens om kinderen te helpen uitstappen zodat ouders zich niet hoeven te parkeren.

Het Agentschap Wegen en Verkeer heeft een Werkboek Schoolomgeving, Samen werken aan een duurzame en verkeersveilige schoolomgeving ontwikkeld. Dit werkboek geeft een overzicht van goede praktijken in schoolomgevingen en een methodiek die bovendien ook kan worden gebruikt om knelpunten op de schoolroutes op te lossen.

Achteraan het werkboek wordt via een aantal fiches inspiratie aangereikt om concreet werk te maken van een duurzamere en verkeersveiligere schoolomgeving.

De fiches zijn in vier groepen gerangschikt:

  • infrastructuurmaatregelen (I-fiches)
  • educatiemogelijkheden (E-fiches)
  • handhavingsinitiatieven (H-fiches)
  • maatregelen voor organisatie en overleg (O-fiches)

Document : Werkboek schoolomgeving (Agentschap Wegen en Verkeer)

Andere >

Onder het motto ‘een gewaarschuwd mens is er twee waard’ overlopen we hieronder nog een aantal administratieve en juridische aandachtspunten. Dit is uiteraard niet op iedereen van toepassing, maar in het kader van openstelling kan dit in enkele gevallen wel van pas komen.

 

SABAM en billijke vergoeding bij scholen

 

Afhankelijk van het type activiteit dat zou doorgaan in de school kan het nuttig zijn om te kijken of het al dan niet nodig is om auteursrechten te vergoeden. Hieronder een beknopt overzicht van de meest voorkomende situaties en het onderscheid tussen SABAM en de billijke vergoeding.

Terwijl SABAM de rechten van auteurs beschermt, is de billijke vergoeding in het leven geroepen om tegemoet te komen aan de prestaties van uitvoerders en producenten.

 

SABAM

 

SABAM is de Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers. Ze int de verplichte vergoeding voor publiek uitvoeringsrecht bij gebruik van of laten horen of zien van werken van muzikanten, schrijvers, filmmakers, … De vergoeding gaat naar de auteur of componist van de tekst of muziek.

 

Ook als het gaat om een privéfuif en/of als u geen inkom vraagt, moet u aan SABAM betalen. Alleen voor ‘kosteloze mededelingen in familiekring’ moet u geen toestemming aanvragen en bent u ook geen rechten verschuldigd.

 

U betaalt een forfait volgens een bepaald tarief. Hoeveel u precies betaalt, wordt bepaald in functie van de grootte van de zaal, de prijs van de meest gevraagde consumptie, de gevraagde inkomprijzen…

 

Meer informatie over de tarieven vindt u op de website van SABAM : www.sabam.be

 

De billijke vergoeding

 

De billijke vergoeding is een compensatie voor uitvoerders en producenten.

 

De billijke vergoeding wordt gevraagd wanneer u muziek of teksten in het openbaar gebruikt waarvan anderen de auteur of componist zijn. Bijvoorbeeld bij het spelen van opgenomen muziek op een openbare fuif of op de achtergrond in een café, restaurant, kapperszaak, fitness, wachtruimte van een arts, …

 

Het gaat telkens om “opgenomen” muziek (bv. radio, cd, mp3). Voor live muziek moet u geen billijke vergoeding betalen.

 

Meer info : https://www.debillijkevergoeding.be

 

Handelszaken, reclame & sponsoring

 

Handelsactiviteiten

 

Dit onderdeel is bedoeld voor scholen die zelf handelsactiviteiten organiseren voor derden. Voor verenigingen die handelsactiviteiten organiseren is dit niet van toepassing.

 

De onderwijsregelgeving stelt dat scholen handelsactiviteiten mogen organiseren voor zover de opbrengst besteed wordt aan onderwijs en verenigbaar is met de onderwijsopdracht. De handelsactiviteiten mogen geen ‘daden van koophandel’ zijn. Een school kan echter wel activiteiten ontwikkelen die een beperkt vermogensvoordeel (een marginaal winstoogmerk) nastreven ter bekostiging van haar werking.

 

Verder moeten de handelsverrichtingen verenigbaar zijn met de onderwijsopdracht van de school. Dit betekent dat de verrichtingen moeten kaderen in de normale dienstverlening aan de leerlingen of in de afwerking van het leerprogramma. Indien de handelsactiviteiten niet rechtstreeks bijdragen tot de realisatie van de onderwijsopdracht, dan moeten ze een occasioneel karakter hebben om toelaatbaar te zijn. De opbrengst moet aan onderwijs besteed worden en er mag geen aankoopverplichting gelden.

 

Bij het voeren van handelsactiviteiten zijn de onderwijsinstellingen verplicht de regelgeving inzake handelspraktijken te volgen, zoals onder meer de federale wetgeving betreffende de handelspraktijken en de bescherming van de consument. De onderwijsinstellingen dienen eerlijke handelsgebruiken te respecteren, aandacht te hebben voor de rechten van de klant en onrechtmatige bedingen uit te sluiten. Onder dezelfde voorwaarden kan de school haar medewerking verlenen aan handelsactiviteiten van derden binnen de school.

 

Reclame en sponsoring

 

Stel je hebt als school/lokaal bestuur/vereniging een sponsor kunnen overtuigen om te investeren in verbouwingen in functie van multifunctionele schoolinfrastructuur.  Deze sponsor vraagt om geafficheerd te worden. Wat kan, wat kan niet ? Hierover waakt o.a. de commissie zorgvuldig bestuur. Meer info over de regelgeving en procedure vindt u via deze link.

 

Een schoolbestuur dat reclameboodschappen toelaat, dient een aantal principes na te komen. Het schoolbestuur waakt erover dat:

  • 1° door het schoolbestuur verstrekte leermiddelen of verplichte activiteiten vrij blijven van reclameboodschappen;
  • 2° facultatieve activiteiten vrij blijven van reclameboodschappen, behoudens indien de reclameboodschappen louter attenderen op het feit dat de activiteit of een gedeelte van de activiteit ingericht werd door middel van een gift, een schenking of een prestatie verricht onder reële prijs door een bij name genoemde natuurlijke persoon, rechtspersoon of feitelijke vereniging;
  • 3° de reclameboodschappen kennelijk niet onverenigbaar zijn met de pedagogische en onderwijskundige taken en doelstellingen van de school;
  • 4° de reclameboodschappen de objectiviteit, de geloofwaardigheid, de betrouwbaarheid en de onafhankelijkheid van de school niet in het gedrang brengen.

 

Onroerend erfgoed

Sommige schoolgebouwen zijn beschermd onroerend erfgoed of opgenomen in de Inventaris van het Onroerend Erfgoed. Deze scholen beschikken bijvoorbeeld over kloostergebouwen of een kapel.

Wie vragen heeft over het ontwijden en of herbestemmen van religieuze gebouwen kan de expertise inroepen van het Centrum voor Religieuze Kunst en Cultuur. Zij begeleiden aanvragen van her- of nevenbestemming en valorisatie van religieus erfgoed.

Bijvoorbeeld : Dit klooster en schoolgebouw in Maldegem uit de Inventaris van het Onroerend Erfgoed. 

 

 

Voor algemene vragen rond onroerend erfgoed kan u terecht bij het Agentschap Onroerend erfgoed. Deze overheidsinstantie verleent onder bepaalde voorwaarden ook subsidie voor onroerend erfgoed. Dit wordt besproken in het hoofdstuk rond financiering.

 

Gerelateerde lectuur:

 

Infrastructuur kinderopvang

 

In Nederland kiest men al langer voor de combinatie school – kinderopvang. Een luxe voor veel ouders, die dan in één beweging hun jongste en oudere kinderen kunnen afzetten en ophalen aan de opvang/school. Hoewel dit eerder samengebruik is van schoolinfrastructuur willen we graag geïnteresseerden de weg wijzen naar meer info over vereiste normen voor kinderopvang. Verder in het luikje financiering bespreken we een mogelijke subsidie van het Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden (VIPA).

Infrastructuur heeft een belangrijke impact op de werking van kinderopvang. Met je gebouw en inrichting kan je een kindvriendelijke, veilige en gezonde plek creëren waar kinderen en begeleiders zich goed voelen. Bij het VIPA kan je terecht voor info en advies over de infrastructuur van de kinderopvanglocaties.

 

Basisvereisten infrastructuur zonder verbouwing

 

Er zijn een aantal specifieke infrastructurele basisvereisten voor een kinderopvanglocatie, zoals vergunningsvoorwaarden Kind en Gezin, voedselveiligheid, brandveiligheid, regelgeving rond welzijn op het werk,…
Bekijk deze basisvereisten en informeer je voldoende bij de juiste instantie.

Let op, wanneer je gaat (ver)bouwen, is bijkomend nog andere regelgeving van toepassing. Meer info daarover vind je bij basisvereisten infrastructuur (ver)bouwen.

 

  • Kind en Gezin (KG) – algemeen : de vergunningsvoorwaardenvan Kind en Gezin voor kinderopvang van baby’s en peuters. In het referentiekader wordt de doelstelling van de vergunningsvoorwaarden verduidelijkt en er zijn ook nog tips over hoe je de toepassing van de regelgeving kan realiseren. Hier vind je de regelgeving voor de opvang van schoolkinderen.
  • Functiewijziging (FW) – algemeen: Informeer bij de stedenbouwkundige dienst van je gemeente of een functiewijziging nodig en mogelijk is (vb. van gezinswoning naar kinderopvang). Een functiewijziging kan een impact hebben op de brandveiligheid en stedenbouwkundige vereisten.
  • Voedselveiligheid (FAVV) – groepsopvang: Je vindt de wettelijke verplichtingen van het FAVV terug in de autocontrolegids voedselveiligheid voor baby’s en peuters. Bij de Voorlichtingscel van het FAVV kan je terecht met je vragen en ook voor gratis vorming.
  • Brandveiligheid (BV) – groepsopvangAls organisator van groepsopvang moet je infrastructuur voldoen aan de brandveiligheidsvoorschriften. Je kan dit aantonen met een brandveiligheidsattest A of Bdat je aanvraagt bij de burgemeester van de gemeente. De brandveiligheidsvoorschriften zijn enkel van toepassing  op het  gedeelte van de kinderopvanglocatie (en evacuatiewegen) indien dit een brandwerend compartiment is, zo niet moet het volledige gebouw voldoen aan de voorschriften.
  • Arbeidswet (AW) voor organisatoren met werknemers – groepsopvang: Bouwtechnische normen voor het welzijn van de werknemers. Werknemers zijn alle personen die arbeid verrichten onder het gezag van een ander persoon (bv. gewone werknemer, een statutair, ,..). Voor bijkomende inlichtingen kan je terecht bij Externe directies Toezicht op het Welzijn op het Werk. Deze vereisten zijn van toepassing vanaf één werknemer.

 

Basisvereisten infrastructuur bij het (ver)bouwen

 

Bij een verbouwing of een nieuwbouw zijn er eventueel nog bijkomende aandachtspunten van toepassing (bv. toegankelijkheid).

  • Het VIPA subsidieert de realisatie van duurzame, toegankelijke en betaalbare zorginfrastructuur. Voor een aanvraag zijn er verscheidene vereisten.
  • Toegankelijkheid van welzijns- en gezondheidsvoorzieningen
  • Alle gebouwen in Vlaanderen waarvoor een stedenbouwkundige vergunning wordt aangevraagd of een melding wordt gedaan, moeten aan de EPB-eisen
  • Voor elke bouw of verbouwing waarvoor een stedenbouwkundige vergunning vereist is, bent u verplicht om een architect aan te stellen. De architect is op de hoogte van de algemene bouwtechnische normeringen.
  • Bij vervanging van glas zijn er normen voor de installatie van veiligheidsglas (Norm NBNS 23-002). Meer info vind je bij je glasleverancier of je architect.

 

Gratis plan-advies bij verbouwing van infrastructuur voor kinderopvang bij het VIPA.

 

 

Good practice : Minderbroederssite – stad Genk

  • Het stadsbestuur werd in 2012 eigenaarvan het klooster van de Minderbroeders (en omliggende gronden) in Hoevenzavel. De bedoeling is om dit klooster een socio-culturele bestemming te geven met huisvesting en een samenwerking van diverse verenigingen te faciliteren.
  • De stad Genk neemt de sturende rol op zich.
  • De stad Genk maakt een masterplan en ontwikkelingsplan op, dit wordt later vertaald in een RUP.
  • De stad zal ook initiatief nemen om de woongebouwen te ontwikkelen.
  • De herbestemming van het klooster wordt gecombineerd met de bouw van een nieuw kinderdagverblijf, de aanleg van een gemeenschappelijk park, de herstructurering van een bestaande school en residentieel vastgoed.
  • De samenhang van het geheel wordt onderzocht via een masterplan.
  • Vanuit de stad wordt het initiatief genomen om verschillende lokale verenigingen te groeperen binnen het bestaande kloostergebouw.
  • In de verkoopsvoorwaarden van het klooster werd gesteld dat de socio-culturele bestemming 18 jaar moest behouden blijven.
  • Binnen het omliggende park worden nieuwe woonvolumes voorzien. De woonvolumes zijn van groot belang voor de goede werking van de site. Momenteel mist het gebied sociale controle.
  • Op termijn zal getracht worden het samengebruik/ multifunctioneel gebruik van de sporthal te vergroten : gedurende de dag als turnzaal voor de school, tijdens de avond en weekend voor lokale sportverenigingen.

 

 Overzicht regels en normen per beleidsdomein

Wanneer we de normen van enkele actoren naast elkaar plaatsen, merken we dat men op veel punten teruggrijpt naar dezelfde wetgeving, zoals dit het geval is bij de regelgeving naar toegankelijkheid, sanitaire voorzieningen of veiligheid speeltoestellen. Toch is er voor bepaalde thema’s specifieke regelgeving per beleidsdomein. Dit is bijvoorbeeld het geval voor de regelgeving omtrent brandveiligheid. Infrastructuurvoorzieningen voor onderwijs, kinderopvang, sport en jeugd hebben elk hun eigen geldende norm. We geven hier een overzicht van de geldende regelgeving voor infrastructuur per beleidsdomein.

 

Document in bijlage : Overzicht regels en normen per beleidsdomein (tabel)