Beheer & organisatie

Als een ruimte intensiever gebruikt wordt omdat er meerdere organisaties gebruik van maken, is het noodzakelijk om goede afspraken te maken rond het beheer ervan. Deze afspraken kunnen al dan niet worden opgenomen in de gebruiksovereenkomst. In het kader van openstelling betekent dit bijvoorbeeld: het opmaken van een planning(stool), het creëren van procedures voor de verwerking van aanvragen, een onderhoudsplan opstellen, gebruiksovereenkomsten opmaken. Dit is een inspanning die best meteen goed gebeurt, want vaak bijsturen zorgt voor onduidelijkheid en brengt extra werk met zich mee. Probeer ook het beheer wat te spreiden over meerdere personen;  vele schouders maken licht werk!

Algemeen >

Hoe regelen scholen doorgaans hun gedeeld gebruik?  We zochten inspiratie bij onze Nederlandse buren en hun multifunctionele accommodaties (zie ook de AGION-publicatie “In Ruimte naar de Brede School”):

Gesplitst beheer

Dit is van toepassing op gebouwen waarvan sommige ruimtes structureel ter beschikking gesteld worden aan verenigingen of scholen.

Hierbij zorgt elke instelling voor het beheer van zijn eigen ruimtes. De verschillende instellingen hebben rechtstreeks contact met de eigenaar van het gebouw. Een voordeel van gesplist beheer is o.a. de grotere mate van autonomie met betrekking tot het kiezen van eigen leveranciers en dienstverleners. Een nadeel van gesplist beheer is dat het in verhouding veel tijd kost omdat ieder het zijne regelt. Ook verlies je schaalvoordelen. Het is vaker onduidelijk  wie verantwoordelijk is voor de gemeenschappelijke ruimtes.

Gebundeld beheer

Bij gebundeld beheer wordt het beheer centraal aangestuurd. Enkele mogelijkheden: een zelfstandige beheersorganisatie zorgt voor het beheren van het gebouw. Of er wordt een stuurgroep opgericht die toeziet op het beheer van het gebouw. Of het gebouw wordt beheerd door één hoofdgebruiker.

Voordelen van gebundeld beheer zijn dat er één aanspreekpunt is en het kosten- en tijdsefficiënt is. Er is ook duidelijkheid over het beheer van de gemeenschappelijke ruimtes. De nadelen van gebundeld beheer is dat er iets minder autonomie is per organisatie. Deze vorm van beheer vereist ook een periodiek overleg, maar dat is sowieso aangewezen.

 

Uitbesteding

De eigenaar of de gebruikers besteden het totaal beheer uit aan een derde partij, veelal het lokaal bestuur.

Het grootste voordeel van uitbesteding is uiteraard tijdsbesparing. Maar er zijn ook wel nadelen. Zo is het duurder indien de uitbesteding gebeurt door een privé-partner en niet door het lokaal bestuur. Gebruikers moeten ook gedeeltelijk de autonomie uit handen geven. Tot slot heeft de ‘facility manager’ soms een vreemde positie tussen gebruikers en eigenaar. Het is soms onduidelijk wie er aanstuurt, tenzij er goede afspraken zijn.

Mogelijke aanspreekpunten >

Scholen

 

  • Schooldirectie/schoolbestuur

 

De schooldirectie of het schoolbestuur is veelal het eerste aanspreekpunt, zowel voor verenigingen of ouders met vragen over mogelijke openstelling van de schoolinfrastructuur, als voor leerkrachten of ander personeel die hieromtrent zaken willen melden. Afhankelijk van context kunnen ze doorverwijzen naar andere verantwoordelijken (zie verder).

De schooldirectie of het schoolbestuur heeft tegelijk een belangrijke rol in het maken van beleidskeuzes en het uitdragen van die visie, zowel extern als intern naar het eigen personeel. Menige praktijk leert ons dat een schooldirectie/schoolbestuur vaak 100% achter openstelling staat, terwijl het personeel er eerder weigerachtig tegenover staat. Het is als directie of bestuur dus belangrijk om in dialoog te gaan met het personeel en tegelijk duidelijk te maken dat openstelling een keuze is van de school en dat ze dus dient gerespecteerd te worden.

Een (weliswaar verregaand) voorbeeld van wat een visionaire trekker kan bewerkstelligen is de Brede School het Keerpunt in Antwerpen. Het betreft hier een brede school, wat dus verder gaat dan enkel het openstellen van schoolinfrastructuur.  

 

Brede School Het Keerpunt – Antwerpen

www.bredeschoolhetkeerpunt.be.

  • Het streefdoel van het Keerpunt is om het schoolgebouw 24 uur per dag, 7 dagen op 7 voor 100% te gebruiken. Een visie die werd uitgedragen door de voormalige directeur en nu verder wordt gezet.
  • Door een beperkt aantal investeringen wordt de school nu dagelijks intensief gebruikt: een coördinator (vzw), een onthaal medewerker, elektronisch sleutelsysteem (investering via subsidie).
  • Er zijn regels waar alle organisaties zich aan moeten houden. Gedeeld gebruik levert soms wel wrevel op, maar de meerwaarde (financieel en maatschappelijk) weegt door.
  • Uitgangspunt voor verenigingen die een werking willen in de school is een win-win relatie met de andere aanwezige verenigingen en met de buurt.
  • De eindverantwoordelijkheid, organisatie en eigendom blijft bij de school liggen. De huuropbrengsten zijn voor de school. Enkel het sleutelsysteem werd gerealiseerd via subsidies van de stad.
  • Cruciaal voor het slagen van dit project is het ambitieuze uitgangspunt en een grote trekker van het project (in dit geval de voormalige directeur).
  • De duidelijkheid van één trekker en eindverantwoordelijke wordt als zeer belangrijk ervaren.
  • Scholengroep

 

Denk je er als school aan om uw infrastructuur open te stellen? Klop dan eerst eens aan bij uw scholengroep (als u tot eentje behoort uiteraard). De meeste scholengroepen hebben een visie en beleid rond het openstellen van schoolinfrastructuur. Soms worden scholen ook gestimuleerd en ondersteund door de scholengroep om hun schoolinfrastructuur open te stellen. Informeer je als school dus eerst bij jouw scholengroep.

 

  • Technisch directeur

 

Een technisch directeur of iemand met die functie binnen uw school kan mogelijk instaan voor beheer en organisatie m.b.t. het delen van schoolinfrastructuur. Ze worden doorgaans ingeschakeld bij complexere schoolsites met meerdere (hoofd)gebruikers.

 

Brede School Nieuwland is een samenwerking van  Kinderdagverblijf Nieuwkinderland, de Sint-Jorisbasisschool, Buitengewoon Secundair Onderwijs Zaveldal, buitenschoolse kinderopvang De Buiteling, muziekhuis MET-X, Opvoeden in Brussel, Baboes en de Hoofdstedelijke Academie voor Muziek, Woord & Dans.

Samen willen ze de ontwikkelingskansen vergroten van alle kinderen en jongeren in Brussel-stad die Nederlandstalig onderwijs volgen. Dit doen ze door een stevig netwerk op te bouwen met alle partners die actief zijn op en rond de Nieuwland-site in het hartje van de Marollen. Ze willen dat kinderen zich kunnen ontwikkelen, amuseren, hun talenten ontwikkelen, nieuwe mensen ontmoeten, Nederlands kunnen horen en spreken buiten de klas,… Bij Nieuwland is de technisch directeur verantwoordelijk voor het goede verloop van het delen van infrastructuur. Hij staat rechtstreeks in contact met de verschillende organisaties en schooldirecties en is zo een uniek aanspreekpunt. Als een leerkracht een ruimte wil gebruiken binnen een andere school van de site, moet die dat via de directie aanvragen, zodat er geen dubbele boekingen ontstaan.

 

  • Oudercomité

 

Ook als oudercomité kan je een sensibiliserende rol spelen in functie van de openstelling. Als spreekbuis van de ouders kan er bijvoorbeeld eens een sessie georganiseerd worden voor ouders, directie en (onderwijzend) personeel over de voor- en nadelen van mogelijke openstelling van de eigen infrastructuur.

 

Lokale besturen

 

Uit veel ervaringen met betrekking tot het openstellen van schoolinfrastructuur blijkt het belang van een stimulerend en ondersteunend lokaal bestuur. Dit kan vele vormen aannemen. Vooreerst is een centraal aanspreekpunt, hetzij een aparte dienst, hetzij een soort transversale werkgroep, essentieel wil men als bestuur op een gecoördineerde manier optimaal ruimtegebruik in de gemeente of stad aanpakken. Het transversale aspect is belangrijk omdat zowel regelgeving, financiering als de gebruikers (verenigingen) verspreid zitten over verschillende diensten binnen een lokaal bestuur. Bovendien is een centraal aanspreekpunt ook voor scholen bijzonder handig.

Daarnaast kan het lokaal bestuur voor zijn grondgebied een omgevingsanalyse doen. Zo komen potentieel te delen ruimtes in beeld, wat optimaal ruimtegebruik stimuleert. Als dit duidelijk en breed ontsloten wordt, is dit een zeer handig hulpmiddel voor verenigingen en/of burgers.

Het lokaal bestuur kan nog een stap verder gaan door een standaardcontract ter beschikking te stellen voor de scholen die dat wensen (zie gebruiksovereenkomst, hoofdstuk 2). Of het lokaal bestuur kan als intermediair fungeren voor het opstellen van gebruiksovereenkomsten tussen scholen en verenigingen. In de steden Antwerpen en Gent werd hiervoor iemand aangesteld. Op die manier wordt kennis en ervaring gebundeld en worden ook de scholen ontlast van deze administratieve formaliteit. Een absolute win-win.

 

Zaalzoekers in Antwerpen: bundelt meer dan duizend zalen over heel Antwerpen. Deze zalen zijn geschikt voor activiteiten zoals een cursus, vergadering, buurt- of privéfeest. Het zijn zalen van de stad Antwerpen, scholen, verenigingen en privépersonen. De stad registreert de aanvragen en zoekt naar de meeste geschikte zaal in functie van de activiteit van de aanvraag. Dit wordt opgenomen en opgevolgd in een digitale planningsapplicatie van de Stad Antwerpen.

 

 

Stad Leuven– openstellen van schoolsportinfrastructuur via de gemeente voor sportclubs: de sportdienst van de stad Leuven fungeert als een soort van makelaar voor de openstelling van de schoolsportinfrastructuur. Hiervoor gaat de stad met de onderwijsinstellingen een overeenkomst aan en wordt een adviescomité aangesteld om de openstelling in goede banen te leiden. De jeugddienst van de Stad Leuven vervult een gelijkaardige rol voor de speelplaatsen. De stad neemt de heraanleg van de pleinen voor zijn rekening, het beheer, de verzekering en het voorzien van een politiereglement. Een gelijkaardig verhaal vindt u ook terug voor de speelplaats van de Toverberg in Gent.

 

 

Verenigingen

Verenigingen die éénmalig, regelmatig of structureel infrastructuur van een school willen gebruiken, stappen best naar de directie van die school. Het kan helpen om met meerdere verenigingen de handen in elkaar te slaan en samen die vraag te stellen. Breder kan ook, vanuit adviesraden bijvoorbeeld, de vraag gesteld worden aan het lokaal bestuur om bijvoorbeeld faciliterend op te treden in functie van meer openstelling van schoolinfrastructuur (voor inspiratie daaromtrent: zie hierboven). Ludieke acties of een heuse campagne zijn uiteraard ook opties.

 

 

Oost-Vlaamse provinciale ouderenadviesraad en jeugdraad pleiten samen voor het openstellen van schoolinfrastructuur. Heel wat verenigingen zijn regelmatig op zoek naar goede locaties voor activiteiten of evenementen. Schoolgebouwen die na de schooluren leeg staan, bieden hiervoor een oplossing. Alleen zijn de mogelijkheden daartoe beperkt en/of weinig bekend bij verenigingen. In Oost-Vlaanderen pleitte de jeugdraad al langer voor meer flexibiliteit voor het openstellen van provinciale schoolgebouwen, en in een recent advies zet de provinciale ouderenadviesraad hier mee zijn schouders onder.

 

 

In 2016 kreeg de WAK, Week van de Amateurkunsten, er een broertje bij: de WAC, Week van de Academies. Beide sectoren schoven hun initiatieven in elkaar. Verschillen maar ook gelijkenissen zijn een boeiend uitgangspunt om op zoek te gaan naar de MATCH tussen beide. De samenwerking biedt mogelijkheden om lokaal een nieuwe dynamiek op gang te brengen en om het leren, beoefenen of genieten van kunst samen onder de publieke aandacht te brengen. Tijdens de eerste editie stonden de academies in voor meer dan 70 activiteiten. Wordt vervolgd … in 2018.

Gebruikersvergadering >

Een gebruikersvergadering kan een nuttige optie zijn bij het beheren van opengestelde schoolinfrastructuur. Afhankelijk van de situatie (aantal gebruikers, intensiteit van het gebruik) kan u er een periodiek overleg van maken. Bepaal wie deel uitmaakt van deze vergadering en hoeveel mensen per organisatie u wilt uitnodigen. Voor een goede gang van zaken is het wenselijk om ruim op voorhand   vergaderingen en besprekingen waar het schoolbestuur of lokaal bestuur bij aanwezig moet zijn, vast te leggen. Afhankelijk van de frequentie kan deze groep ook een deel van de beheerstaken op zich nemen.

Bij een éénmalig overleg kan de gebruikersvergadering fungeren als ontmoetingsmoment, tussen gebruikers, of tussen gebruikers en eigenaar. Hierbij kan een planning overlopen worden met de uren en ruimtes die ter beschikking gesteld worden.

Men kan ook kiezen voor een occasioneel overleg waarbij ad hoc bekeken wordt wanneer er overleg moet komen. Wanneer er bijvoorbeeld werken gepland zijn in het gebouw en men met de gebruikers wil bekijken hoe hun activiteiten kunnen blijven doorgaan.

Bij structureel overleg komt de gebruikersvergadering op geregelde, vaste momenten samen. Dit kan handig zijn om nieuwigheden of praktische zaken makkelijk te kunnen bespreken. Het kan ook leiden tot een meer inhoudelijke of pedagogische samenwerking tussen de verschillende organisaties. Bij dat laatste is een structureel overleg sowieso aangewezen.

Tijdsplanning ruimte >

Het is aangewezen om op een centrale plek die zichtbaar en toegankelijk is voor alle betrokken actoren, een overzicht of uurrooster te hangen van het gebruik van de verschillende ruimtes. Op dit overzicht kunnen ook schooltijden en vakanties aangeduid worden en de verantwoordelijken van alle organisaties die de infrastructuur gebruiken.

Aanvullend bestaan er momenteel ook digitale instrumenten om de agenda te beheren. Het voordeel is de vlotte aanpasbaarheid. Maar het overzicht moet toch opgehangen worden omdat niet iedereen altijd even mobiel of kundig is met deze instrumenten.

Voorbeelden van digitale instrumenten zijn (gratis) planningssoftware (Google : schedule software, meetingroom booking systems) of nog eenvoudiger een gedeelde agenda via e-mailaccounts. Waarbij één persoon een beheerdersrol heeft en andere gebruikers beschikbaarheid kunnen raadplegen. Op het niveau van een lokaal bestuur, kan het zinvol zijn om een intranet systeem op te bouwen gelinkt aan een website waar aanvragen kunnen verwerkt worden en beschikbaarheid doorgegeven. Dit kan in combinatie met een publieke inventaris van fiches van ter beschikking gestelde schoolinfrastructuur.picture1

Document in bijlage : Voorbeelddocument Timesheet

Logboek ruimte >

Een logboek is een handig instrument in de communicatie tussen eigenaar en gebruiker of tussen verschillende gebruikers onderling. In dit logboek kan aangegeven worden hoe het gebruik van de ruimte is verlopen. Was de ruimte proper bij aankomst? Is er een technisch defect opgetreden? Het logboek kan een gewoon boek (zoals een gastenboek) zijn of een ringmapje met losse blade(re)n. Het kan ook digitaal zijn zoals een Whatsapp- of facebook-groep of er kan in de website van de school een intern digitaal platform gemaakt worden.

 

Bijvoorbeeld : Een hobbyclub gebruikt een polyvalente zaal om een tentoonstelling te organiseren. Tijdens het opzetten valt een verlichtingspunt uit. Dit wordt genoteerd in het logboek. De eigenaar leest het bericht en vervangt de lamp.

Bij ernstige technische defecten, zoals een waterlek, is het uiteraard aangewezen om  te bellen naar de eigenaar/verantwoordelijke.

Document in bijlage : Template Logboek

Sleutelbeheer en toegang >

Sleutelplan

Een sleutel tot succes is ervoor zorgen dat gebruikers enkel toegang hebben tot de ruimtes die ze gebruiken. Het voordeel hiervan is dat er minder oppervlakte verzekerd moet worden, dat er minder risico is op schade en dat niet gebruikte ruimtes proper blijven (minder onderhoud).

Het Keerpunt in Antwerpen is voorzien van een elektronisch sleutelplan waarbij de gebruiker een eenmalige code krijgt om door het gebouw te bewegen in de zones die voor hem toegankelijk zijn. Er is een conciërge beheerder en met loketfunctie, die de verantwoordelijkheid draagt voor de planning van het multifunctioneel gebruik. Het Keerpunt is voorzien van een duidelijk plan van welke lokalen waar gelokaliseerd zijn.

 

Sleuteldragers

Het sleuteldragersysteem lost één van de meest voorkomende knelpunten op bij het openstellen van schoolinfrastructuur.  Het is een systeem waarbij mensen die actief zijn in de sociale economie ingeschakeld worden als ‘sleuteldragers’. In Antwerpen opent een sleuteldrager samen met de gebruiker de infrastructuur, overloopt en controleert de afspraken, is bereikbaar in geval van nood en sluit de zaal veilig af. Een sleuteldrager werkt in Antwerpen binnen het SINE-statuut, een tewerkstellingsmaatregel voor mensen die werken in de sociale economie, en wordt opgeleid door Werkhaven vzw. Ook in stad Gent staat het systeem momenteel in de startblokken.

 

Alle info via deze link.

 

  Zaalzoeker

Zaalzoeker is een platform in Antwerpen dat burgers en organisaties helpt bij de zoektocht naar een geschikte zaal.  Het gratis platform omvat  meer dan 1200 zalen van de stad, scholen, verenigingen en privépersonen voor allerlei soorten activiteiten. Gemiddeld behandelt Zaalzoeker meer dan 1.000 vragen per jaar: 55 % van inwoners, 45 % van verenigingen.

Zaalzoeker werd voornamelijk ontwikkeld omdat er veel zalen zijn die (vaak) niet gekend of onderbenut zijn en omdat vraag en aanbod mekaar onvoldoende vonden. Intussen is ook opengestelde schoolinfrastructuur te vinden via de Zaalzoeker.

Ook in stad Genk is er een Zaalzoeker, geïnspireerd op die van Antwerpen. Net als in Antwerpen maken ze een digitale inventaris van de zalen in de stad. Ook scholen bieden hun infrastructuur aan op de website. Het gaat doorgaans om polyvalente zalen, refters en (computer)lokalen. In Genk zijn de terbeschikkinggestelde (school)sportzalen ook gekoppeld aan een soort sleuteldragersysteem. Bij de openstellen komt iemand openen, afsluiten en een oppervlakkige controle doen.

Zaalzoeker bestaat nu drie jaar in Genk en het systeem wordt positief geëvalueerd. Recent werd bij het schepencollege ook de toelating gevraagd om nog drie middelbare scholen van het katholiek onderwijs op te nemen in het aanbod.

 

Conciërge

Sommige scholen/schoolcomplexen in Vlaanderen hebben ook een conciërge of huisbewaarder, meestal inwonend. Deze conciërges zijn er in eerste instantie om permanentie te bieden door middel van bewoning van het gebouw, maar zij kunnen ook een rol spelen in het beheer en coördinatie bij openstelling. De conciërge krijgt zo een organiserende taak toegewezen, zodat directie en leerkrachten ontlast worden. Een conciërgewoning op of nabij de schoolsite wordt dan essentieel. De aanwezigheid van een conciërge is afhankelijk van de inrichtende macht van de school, en de complexiteit van het schoolcomplex. We zien hier een dubbele tendens. Enerzijds lijkt gezien de personeelskost de functie uitdovend. Conciërgewoningen worden ook niet beschouwd als onderwijsinfrastructuur en worden dus ook niet gesubsidieerd. Anderzijds wordt er vastgesteld dat grotere schoolcomplexen of een groepering van scholen in éénzelfde omgeving, opnieuw expliciet kiezen om deze functie te behouden of te creëren.

Een conciërge is geen security agent, dus bij controle van grote schoolcomplexen ’s nachts is het aangewezen om te bekijken hoe dit anders georganiseerd kan worden. Brief een conciërge over afspraken in het kader van de openstelling, zodat alle gebruikers op de zelfde manier worden behandeld.

CDO-Noord, Antwerpen beschikt over een afzonderlijke toegang met een loketfunctie en een conciërge die de sleutel overdraagt aan de gebruikers.

 

Elektronische toegang

Elektronische sluitsystemen bestaan in allerlei varianten. In plaats van een sleutel kan de deur geopend worden met een pasje of sleutelhanger. Daarbij kunt u ervoor kiezen een vertegenwoordiger van een vereniging de bevoegdheid te geven om op bepaalde tijden het pand (of zelfs alleen bepaalde ruimtes in het pand) te betreden. Het is mogelijk te registreren wie waar wanneer in het pand is geweest. De toegang kan ook weer geblokkeerd worden, bijvoorbeeld wanneer iemand niet verantwoord met de ruimte omgaat. Het beheer van een elektronisch sleutelplan kan via een centrale computer maar ook met behulp van op de eigen computer geïnstalleerde software. Laat u informeren over de mogelijkheden door een specialist. Voordeel van het elektronisch sluitsysteem is dat er geen sleutels meer in omloop zijn bij (mogelijk) onbevoegden. Bekabeling is niet nodig en bestaande sloten en deuren kunnen gewoon gebruikt blijven worden. De hoge(re) kosten voor het aanleggen van zo’n systeem zijn een nadeel.

Een andere optie is een elektronisch cijferslot, waarbij de gebruiker enkel een code nodig heeft, deze wordt best om de zoveel tijd vervangen door een nieuwe code. Een voordeel van het systeem is dat het goedkoper is. Een nadeel is dat het minder flexibel is dan andere elektronische sluitsystemen.

 

Inventaris Leveranciers >

Iedere organisatie heeft diverse (facilitaire) bedrijven en leveranciers waar ze contacten mee onderhouden. Denk hierbij aan schoonmaak, afvalverwerking, catering, technische dienst, tuinonderhoud ect. Het is handig om elkaar op de hoogte te houden. Soms kun je gezamenlijke afspraken maken, soms kan dat niet omdat bijvoorbeeld de kinderopvang een contract heeft afgesloten met een andere afvalverwerker dan de school. Het komt vaak voor dat de overkoepelende organisatie afspraken maakt met een leverancier voor al hun gebruikers.

Maar dat kan soms ook een voordeel zijn in tijdswinst. Het is vaak makkelijker samen te werken met een leverancier die het gebouw al kent.

Document in bijlage : Modeldocument – inventaris en afspraken leveranciers

Inventaris en afspraken over gebruik van materiaal >

Wat nog kan helpen in het vermijden van conflicten tussen eigenaar en gebruiker is het opstellen van afspraken rond het gebruik van materiaal en meubilair.  Welke meubels mag je verplaatsen, welke niet ? Hoe werken bepaalde apparaten ? Wat als er iets beschadigd is ?

Het is zinvol om bijvoorbeeld een handleiding (met foto’s) te maken voor de apparaten in de refter of cafetaria. Of een handleiding voor de beamer en muziekinstallatie in de polyvalente ruimte. Dit zorgt ervoor dat de gebruiker makkelijker zijn plan kan trekken en dus ook de verantwoordelijke niet hoeft te contacteren. Het is ook een middel om beschadiging tegen te gaan door verkeerd gebruik van een apparaat.  Bijvoorbeeld:  Lampje van de beamer laten afkoelen alvorens de stekker uit te trekken.

Met betrekking tot eventuele schade is het goed om een procedure op te stellen. Wat in geval van schade? Is er een meldpunt? Wat moet de gebruiker doen? (zie hoger) Wie moet het beschadigde voorwerp vervangen?

 

Opgelet! Op geen enkel moment mag de normale werking van de school in gedrang komen door openstelling. Indien dit het geval zou kunnen zijn, zorgt de gebruiker er best voor dat het probleem zo snel mogelijk wordt opgelost.

We adviseren u om in elk geval een inventaris op te maken van het materiaal. Dit kan eenvoudigweg in een spreadsheet (zie bijlage), eventueel aangevuld met foto’s. Het is raadzaam zowel voor de gebruiker als voor de eigenaar om voor de terbeschikkingstelling foto’s te nemen van meubilair of materiaal dat reeds beschadigd is, maar ook van het geheel. We adviseren ook om spel- en sportmateriaal te labelen. Immers alleen dan is het duidelijk wie de eigenaar is.

Om de gebruiker aan te sporen om het materiaal op de juiste plaats terug te brengen is het handig om een visuele fiche te maken voor het bergen van materiaal. Dit kan eenvoudigweg door een foto te maken en geplastificeerd op te hangen in de ruimte, eventueel ook aangevuld met specifieke aanwijzingen.

  • Een seniorenvereniging gebruikt de keuken van een refter, op de kasten hangt een foto met de juiste opstelling van het servies.
  • Een jeugdvereniging gebruikt een sporthal, heeft toegang tot het materiaalkot, ze engageren zich om alles mooi terug te zetten. Geen discussie mogelijk met een reeks foto’s van het materiaalkot in opgeruimde toestand.

Soms kan het interessant zijn om een samen een aankoop te doen van materiaal of meubilair. De eigenaar en gebruiker spreken dan af om samen een deel van het materiaal te bekostigen. Bijvoorbeeld: een sportvereniging gebruikt vaak de sporthal van een school en ze hebben een eigen budget voor materiaal. In plaats van twee keer te investeren in het zelfde materiaal, vanuit de school en vanuit de sportverenigingen, gaan beide hun materiaal delen. Op die manier kunnen ze samen investeren in een breder aanbod sportmateriaal.

Document in bijlage : Modeldocument – inventaris en afspraken materiaal