Administratieve aandachtspunten
Stel dat er iets fout loopt ? Wie is er dan verantwoordelijk ? Een terechte bekommernis van scholen die eraan denken om hun infrastructuur te delen met verenigingen.
De sleutel voor succesvolle openstelling is – naast een goede relatie met medegebruiker(s) – een goede gebruiksovereenkomst en verzekeringen op maat van de activiteiten. In dit onderdeel komt u te weten welke administratieve formaliteiten u dient te vervullen bij het openstellen van uw schoolinfrastructuur.
Een goede gebruiksovereenkomst opstellen kost een inspanning die voor scholen niet altijd evident is. Het is belangrijk om voor ogen te houden dat dit slechts een éénmalige inspanning is. We helpen u alvast graag op weg.
Gebruiksovereenkomst >
1.1 Algemene bepalingen
Over tal van zaken kunnen best duidelijke en gedetailleerde afspraken gemaakt worden. Die afspraken dienen opgenomen te worden in de overeenkomst die er gesloten wordt tussen de betrokken partijen. Die overeenkomst omvat idealiter de volgende items:
- Voorwerp van de overeenkomst
- Duur van de overeenkomst
- Gebruik van de schoolinfrastructuur: welke ruimtes, welk materiaal
- Toezicht en sleutelbeheer: wie heeft de coördinatie in handen
- Planning: (wijzigingen in) de planning door opensteller/gebruiker
- Vergoeding voor gebruik van de schoolinfrastructuur
- Onderhoud en schoonmaak
- Herstellingen: wie doet wat en wanneer
- Algemene kosten – gedeelde kosten (inclusief belastingen)
- Overdracht van gebruiksrecht: gebruik door derden: wel/niet toegestaan
- Huishoudelijk reglement maakt deel uit van de overeenkomst
- Verzekeringen (zie bij ‘verzekeringen’)
- Rechten – boetes: vb. wat bij het herhaaldelijk niet nakomen van afspraken
- Jaarlijkse evaluatie – gebruikersvergadering
- Schade en diefstal
- Reclame – publiciteit
In het kader van openstelling van schoolsportinfrastructuur ontwikkelde ISB samen met een advocatenkantoor een quickscan om zelf je overeenkomst onder de loep te nemen.
Je vind dit document terug op de website van ISB via zoekterm: ‘Quickscan huur en gebruiksovereenkomst voor gebruik schoolaccommodaties voor derden’ of via www.slimgedeeld.be/bijlagen
We stippen hier echter aan dat de inhoud van contracten en reglementen niet te veralgemenen is, en altijd opnieuw zal moeten aangepast worden aan de specifieke situatie.
Voorbeeldovereenkomst
Documenten in bijlage
‘Woorden wekken, voorbeelden trekken’. Daarom geven we hier meteen enkele voorbeelden van gebruiksovereenkomsten. Die zijn uiteraard niet kant-en-klaar bruikbaar en zullen moeten aangepast worden aan de eigen context, maar ze geven wel een beeld van wat er best in dergelijke overeenkomst opgenomen wordt.
- Gebruiksovereenkomst Idee kids (school – vereniging)
- Gebruiksovereenkomst Maria Boodschap lyceum (school- vereniging)
- Gebruiksovereenkomst ‘School open voor sport’ (school/bestuur – vereniging)
- Gebruiksovereenkomst ISB (school/bestuur – sportvereniging)
- Gebruiksovereenkomst IC verzekeringen (algemeen)
- Gebruiksovereenkomst GO! (school – stad)
- Gebruiksovereenkomst Katholieke scholen (school – stad)
ISB ontwikkelde samen met een advocatenkantoor enkele voorbeeldovereenkomsten:
- Voorbeeld huurovereenkomst tussen school en de gemeente
- Voorbeeld gebruiksovereenkomst tussen school en gebruikers
- Voorbeeld gebruiksovereenkomst schoolsportinfrastructuur tussen de gemeente/stad en de gebruikers van de schoolaccommodatie via de gemeente/stad
Voorbeelddocument : sleutelcontract
Je vindt alle deze (voorbeeld)overeenkomsten op : www.slimgedeeld.be/bijlagen
1.2 Huishoudelijk reglement
Een huishoudelijk reglement is een overzicht van de rechten en de plichten van de gebruiker. Om geldig te zijn, moet het opgenomen worden in de gebruiksovereenkomst tussen de school/lokaal bestuur en de gebruiker. Het moet goedgekeurd en aanvaard worden door de gebruiker. Om u op weg te helpen, geven we hier een aantal voorbeelden.
Dit voorbeeld geldt in eerste instantie voor een overeenkomst tussen een school en een gemeente, maar het reglement moet ook goedgekeurd worden door de eindgebruiker, in dit geval de sportclub. Het is aan te raden om het document samen met alle partijen op te stellen en te laten ondertekenen.
In dit voorbeeld worden volgende aspecten besproken:
- Beheer
- Toegang
- Rechten en plichten
- Huur
- Aansprakelijkheid
- Verbodsbepalingen
- Taken zaalverantwoordelijke
- De huurder is ertoe gehouden dit reglement zorgvuldig na te leven
1.3 Financiële verdeelsleutels
Wat moet dat kosten? Dat is uiteraard voor alle betrokken partijen een belangrijke vraag. Hoe kan u een billijke ‘huur’prijs berekenen? Waarmee kan u zoal rekening houden? Hanteert u één of verschillende tarieven?
De berekening van de kostprijs kan op basis van volgende parameters :
- aantal vierkante meters
- aantal deelnemers
- aantal uren per week
- bezetting van ruimten
Andere zaken om rekening mee te houden:
- gebruik van materiaal
- slijtage (sport)ruimte
- energieverbruik
- schoonmaak
- … (gemeenschappelijke kosten vooraf te bepalen)
- wordt er een waarborg gevraagd?
- wordt er een voorschot gevraagd?
- (hoeveel) moet er betaald worden indien de gebruiker uiteindelijk niet komt opdagen of laattijdig annnuleert?
- wat bij schade en hoe wordt die vastgesteld? (zie verder)
- wordt er een verbrekingsvergoeding gevraagd?
Sommige scholen hanteren verschillende tarieven. Dat kan een combinatie zijn van sociale tarieven, kostendekkende tarieven en marktconforme tarieven.
- Sociaal tarief
Dit is een tarief onder de werkelijke kost van de gedeelde ruimte. Vaak rekenen gemeenten als eigenaar of inrichtende macht van een school een dergelijk sociaal tarief aan voor bepaalde maatschappelijke instellingen zoals jeugd-of sportverenigingen. Deze verenigingen zouden een kostendekkend of marktconform tarief niet kunnen betalen. Bovendien gaat het hier vaak om door de gemeente gesubsidieerde verenigingen.
- Kostendekkend tarief
Bij een kostendekkend tarief worden alle kosten doorberekend in de vergoeding. Alle kosten van de gebruikte ruimte kunnen daarmee gedekt worden, maar er wordt geen winst gemaakt.
- Marktconform tarief
Er wordt een commerciële prijs in rekening gebracht. Dit betekent dat de gehanteerde prijs meer dan kostendekkend is en dat er dus winst gemaakt wordt.
Hieronder enkele documenten ter inspiratie voor lokale besturen:
Documenten in bijlage : door Stedelijk Onderwijs Antwerpen[1] :
- Retributiereglement Voor de ter beschikkingstelling van schoolinfrastructuur
- Gebruikersreglement Voor de ter beschikkingstelling van schoolinfrastructuur
- Aanvraagformulier Ter beschikkingstelling van lokalen aan derden
1.4 SABAM en billijke vergoeding
Afhankelijk van het type activiteit dat zou doorgaan in de school kan het nuttig zijn om te kijken of het al dan niet nodig is om auteursrechten te vergoeden. Hieronder een beknopt overzicht van de meest voorkomende situaties en het onderscheid tussen SABAM en de billijke vergoeding.
Terwijl SABAM de rechten van auteurs beschermt, is de billijke vergoeding in het leven geroepen om tegemoet te komen aan de prestaties van uitvoerders en producenten.
SABAM
SABAM is de Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers. Ze int de verplichte vergoeding voor publiek uitvoeringsrecht bij gebruik van of laten horen of zien van werken van muzikanten, schrijvers, filmmakers, … De vergoeding gaat naar de auteur of componist van de tekst of muziek.
Ook als het gaat om een privéfuif en/of als u geen inkom vraagt, moet u aan SABAM betalen. Alleen voor ‘kosteloze mededelingen in familiekring’ moet u geen toestemming aanvragen en bent u ook geen rechten verschuldigd.
U betaalt een forfait volgens een bepaald tarief. Hoeveel u precies betaalt, wordt bepaald in functie van de grootte van de zaal, de prijs van de meest gevraagde consumptie, de gevraagde inkomprijzen…
Meer informatie over de tarieven vindt u op de website van SABAM: www.sabam.be
De billijke vergoeding
De billijke vergoeding is een compensatie voor uitvoerders en producenten.
De billijke vergoeding wordt gevraagd wanneer u muziek of teksten in het openbaar gebruikt waarvan anderen de auteur of componist zijn. Bijvoorbeeld bij het spelen van opgenomen muziek op een openbare fuif of op de achtergrond in een café, restaurant, kapperszaak, fitness, wachtruimte van een arts, …
Het gaat telkens om “opgenomen” muziek (bv. radio, cd, mp3). Voor live muziek moet u geen billijke vergoeding betalen.
Meer info : https://www.debillijkevergoeding.be
[1] www.slimgedeeld.be/bijlagen
Verzekeringen >
Aangezien er al heel wat schoolinfrastructuur opengesteld wordt, is er al enige ervaring met het verzekeren ervan. Sommige verzekeraars verzekeren hele schoolnetten en hebben daarbij ook kant-en-klare (school)polissen en leidraden opgesteld. Het is dus in eerste instantie zinvol om bij het eigen schoolnet te informeren naar de mogelijkheden.
De inhoud van dit soort verzekering is niet bij wet geregeld. De kern van de dekking bestaat uit de waarborgen “burgerlijke aansprakelijkheid” en “lichamelijke ongevallen”. Soms worden deze basiswaarborgen nog aangevuld.
We geven hierbij eerst een checklist met zaken waaraan je moet denken bij verzekeringskwesties.
2.1 Checklist verzekeringscontract
Document in bijlage : Checklist verzekeringen
Assuralia maakte een checklist op die u kan helpen om uw risico’s in kaart te brengen. Bespreek de checklist met de verzekeraar, om zo samen tot een optimale bescherming tegen de risico’s van openstelling van schoolinfrastructuur te komen.
De essentie is dat u nadenkt over wie zoal risico loopt op school en dat u ervoor zorgt dat die allemaal verzekerd zijn.
*Assuralia is de Belgische beroepsvereniging van (her)verzekeringsondernemingen. Het doel van de vereniging is onder meer belangenbehartiging voor haar leden en ontwikkeling van de branche.
Tip: Verenigingen kunnen met vragen inzake verzekeringen terecht bij Scwitch.be
2.2 Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (BA)
Deze verzekering dekt de aansprakelijkheid “buiten overeenkomst” van de verzekerden tijdens de schoolactiviteiten. De aansprakelijkheid op de schoolweg kan worden opgenomen in de dekking.
De verzekerden in een schoolpolis zijn traditioneel:
- de inrichtende macht (verzekeringsnemer) en de organen
- de personeelsleden
- de leerlingen
- de vrijwillige en onbezoldigde medewerkers
- de natuurlijke personen die het oudercomité, de schoolraad en de participatieraad vormen
- de eigenaar en de verhuurder als burgerlijk aansprakelijke voor goederen of dieren ter beschikking gesteld voor schoolactiviteiten
- de ouders en de voogden van de minderjarige leerlingen voor zover zij er burgerlijk aansprakelijk voor zijn
Een schoolactiviteit is “een activiteit van het schoolleven intra en extra muros, tijdens en na de lesuren, zelfs gedurende de verlofdagen en vakanties in België of in het buitenland, op voorwaarde dat de deelnemende leerlingen onder toezicht staan of moesten staan van de onderwijsinrichting”. De directie en het personeel moeten zich bevinden in de ‘uitoefening van hun normale dienst’.
Opgelet: de polis kan bepaalde activiteiten (vb. luchtsporten) uitsluiten.
Document in bijlage : Voorbeeld verzekering burgerlijke aansprakelijkheid
Documenten in bijlage : door de verzekeraar van de GO!-scholen[1] :
- Formulier : Ingebruikname gebouwen gemeenschapsonderwijs
- Leidraad : Woordje uitleg voor organisatoren van diverse manifestaties in scholen toebehorend aan het gemeenschapsonderwijs
2.3 Ongevallenverzekering lichamelijke schade
Dankzij dit luik van de polis kunnen de verzekerde slachtoffers van een schoolongeval genieten van een terugbetaling van bepaalde medische kosten en ontvangen zij contractueel vastgelegde vergoedingen in geval van overlijden of blijvende invaliditeit. De vraag naar de aansprakelijkheid moet niet worden beantwoord.
Document in bijlage : Voorbeeld verzekering Lichamelijke schade
2.4 Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing
Dit is een verplichte verzekering voor schoolinstellingen. Deze verzekering dekt de objectieve burgerlijke aansprakelijkheid van de uitbater (schoolinstelling), zoals ingesteld door de wet van 30 juli 1979 voor gevallen van brand of ontploffing.
De objectieve burgerlijke aansprakelijkheid houdt in dat het slachtoffer dat schade ondervindt, veroorzaakt door brand of ontploffing in een inrichting die voor het publiek toegankelijk is, de uitbater(schoolinstelling) van deze inrichting verantwoordelijk kan stellen en schadevergoeding kan vragen voor de geleden lichamelijke en materiële schade, en dit zelfs wanneer de uitbater geen fout begaan heeft.
De gebruiker dient zelf een verzekering objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing af te sluiten.
2.5 Brandverzekering
Algemeen gesproken voorziet elke brandpolis in een vergoeding bij schade aan de verzekerde goederen ten gevolge van een van de volgende gevaren: brand, onroerende schade door dieven, elektriciteit, storm, hagel, sneeuw- en ijsdruk, glasbreuk, arbeidsconflicten en aanslagen, waterschade en natuurrampen. Het afsluiten van een brandverzekering is niet wettelijk verplicht. De inrichtende machten sluiten normaliter zelf een brandverzekering af voor hun gebouwen.
Bij openstelling van schoolinfrastructuur kan het overwogen worden om de gebruiker te verplichten om een aparte brandverzekering af te sluiten voor aparte gedeeltes van het schoolgebouw.
Een andere mogelijkheid is de clausule ‘afstand van verhaal’. “Afstand van verhaal verwijst duidelijk naar het feit dat een partij (in casu eigenaar) afstand doet van een bepaald recht, namelijk het recht om iets te verhalen bij een andere partij. De eigenaar heeft het recht om bijvoorbeeld de brandschade in te vorderen bij de gebruiker. Evenzeer heeft de brandverzekeraar van de eigenaar het recht om de uitgaven die werden betaald aan de eigenaar terug te vorderen van de gebruiker.
Bij afstand van verhaal zal de gebruiker een afstand van verhaal ten zijnen gunste bedingen in de gebruiksovereenkomst ten aanzien van de eigenaar.
De eigenaar verbindt er zich dan op zijn beurt toe om bij zijn verzekeringsmaatschappij een afstand van verhaal ten aanzien van zijn gebruiker te laten opnemen in zijn brandpolis.
Bij afstand van verhaal kan de eigenaar een gedeelte van de premie van zijn brandverzekering doorrekenen aan de gebruiker. Dit kan hij bijvoorbeeld doen door de retributieprijs te verhogen.
Ook verhaal van derden moet afgedekt zijn in hoofde van de begunstigde bij het afstand van verhaal (in casu de gebruiker). Dit biedt echter niet dezelfde zekerheid als het afsluiten van een eigen verzekering huurdersaansprakelijkheid door de gebruiker zelf. De gebruiker is immers geen verzekeringnemer in de polis van de eigenaar en kan dus onmogelijk de toepassing van de polis eisen. Het is immers niet denkbeeldig dat het voor de eigenaar in bepaalde gevallen interessanter is om geen aangifte toe doen bij zijn verzekeraar (schadestatistiek, vrijstelling in de polis,…)
De gebruiker dient zelf zijn goederen, materieel, inboedel, onroerende inrichtingen en verfraaiingswerken te verzekeren. Het is aan te raden dit te doen bij dezelfde maatschappij die reeds het gebouw verzekert. Dit is de beste manier om polissen op elkaar te laten aansluiten en maakt vaak ook de regeling van schadegevallen makkelijker.
Document in bijlage : Voorbeeld Brandverzekering
2.6 Bijkomende verzekering voor specifieke activiteiten
Het openstellen van schoolinfrastructuur rekt het begrip ‘schoolactiviteit’ op. Het kan dus noodzakelijk zijn om de traditionele schoolpolis uit te breiden of aan te vullen met bijkomende verzekeringen. Het is daarbij essentieel om de verzekeraar tijdig in te lichten over de activiteiten die er in de school gebeuren. Verzekeringsaspecten opnemen in de gebruiksovereenkomst (zie hoger) kan ook veel problemen voorkomen.
We overlopen hier kort enkele mogelijke situaties :
- Derden nemen (een deel van) de schoolgebouwen in gebruik
Voorbeeld: de sportzaal van de school wordt in gebruik genomen door een sportvereniging.
Om zich te verzekeren tegen het brandrisico kan de gebruiker een (tijdelijke) brandpolis afsluiten. De school (als eigenaar) kan hem hiertoe verplichten of kan met de eigen brandverzekeraar afspreken dat, bij een schadegeval, de schade niet zal worden verhaald op de gebruiker (afstand van verhaal).
Daarnaast is het zo dat de gebruiker de lokalen moet terug geven in de staat waarin ze zich bevonden bij de ingebruikname. Komt hij deze verplichting niet na, dan kan hij aansprakelijk worden gesteld voor het niet respecteren van de overeenkomst. Deze contractuele aansprakelijkheid is in principe uitgesloten van de aansprakelijkheidsdekking in een schoolpolis. Een (tijdelijke) polis contractuele aansprakelijkheid kan de oplossing bieden.
- De school neemt gebouwen van derden in gebruik
Voorbeeld: de school neemt een lokaal van de plaatselijke culturele vereniging in gebruik.
Vraag na of de school een (tijdelijke) brandverzekering moet afsluiten of dat de door de eigenaar afgesloten brandpolis een afstand van verhaal omvat ten gunste van de school als gebruiker.
Ga na of de eigenaar de school verplicht om mogelijke schade aan de gebruikte lokalen te verzekeren.
- Leerkrachten leveren prestaties voor andere verenigingen
De burgerlijke aansprakelijkheid van de leerkracht blijft door de schoolpolis gewaarborgd wanneer aan volgende voorwaarden is voldaan:
- de leerkracht levert de prestaties op vraag van de schooldirectie;
- de activiteit die georganiseerd wordt behoort tot het schoolleven.
Van zodra niet aan deze voorwaarden voldaan is, vervallen de waarborgen in de schoolpolis.
Eenzelfde redenering geldt voor de vrijwillige medewerkers van de school.
Daarnaast zijn leerkrachten tegen arbeidsongevallen verzekerd via de Vlaamse overheid. Deze verzekering zou van toepassing blijven onder dezelfde voorwaarden als hierboven gesteld. Het is echter noodzakelijk om dat telkens voor te leggen aan de overheid.
Voor vrijwillige medewerkers is er geen verplichting te voorzien in een lichamelijke ongevallenverzekering.
- Voorwerpen worden door derden aan de school toevertrouwd om te gebruiken
Voorbeeld: geluids- en lichtinstallatie en tenten van derden worden aan de school toevertrouwd n.a.v. een bepaalde activiteit.
De contractuele aansprakelijkheid is uitgesloten van de dekking in de schoolpolis. Om te vermijden dat de school zelf moet instaan voor het vergoeden van de schade wordt dit materiaal best verzekerd in een polis “alle risico’s”, zeker wanneer het over waardevol materiaal gaat.
- Derden nemen deel aan schoolactiviteiten
Scholen organiseren soms activiteiten waaraan ook derden (niet-leerlingen van de school) deelnemen. Deze personen zijn niet verzekerd in de schoolpolis. Hiervoor kan een tijdelijke verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen worden afgesloten.
Let wel, leerlingen van een andere school die deelnemen aan een activiteit – waarvan de deelname als een schoolactiviteit wordt beschouwd – genieten van de waarborgen van de schoolpolis onderschreven door hun school.
- Een speelplaats wordt publiek opengesteld
Bij de openstelling van speelplaatsen voor het ruime publiek, is de eindgebruiker niet gekend. De BA-verzekering is dus niet af te dwingen via een gebruiksovereenkomst.
Er zijn twee mogelijke pistes: ofwel verzekert de school zichzelf voor deze openstelling na de schooluren, ofwel werkt de school samen met het lokaal bestuur dat de speelplaats laat opnemen in het openbaar domein en daartoe haar BA-polis laat uitbreiden.
Let wel: in geval van openstelling van een speelplaats met een bekende eindgebruiker, bijvoorbeeld een jeugdbeweging, is deze extra verzekering niet nodig.
De Vrije Basisschool de Boomhut in Gent en de Vrije Basisschool De Boomhut in Lozen (Bocholt): Voorzien beiden een volledig afzonderlijk gebouw met de delen die relevant zijn voor gebruik door derden, de eetruimte en sportzaal. Deze ruimtes kunnen volledig afzonderlijk ontsloten worden, door hun ligging op de rand van de site. Zo dient geen enkele externe op het schoolterrein te komen. In Lozen gaat de geborgen speelplaats voor kleuters over naar een semi-publieke speelplaats naar een park door bewuste inplanting van de hagen, het voorzien van ‘zelfsluitende poortjes’ zoals schapenpoortjes, het spelen met hoogte verschillen.
BSGO De Groene Parel (GO!) in Sint-Pieters-Leeuw beschikt over een polyvalente zal met buitenspeelruimte die volledig onafhankelijk kan verhuurd worden. De beschikkingstelling aan de buurt werd vanaf begin in het project verwerkt.
[1] www.slimgedeeld.be/bijlagen
Wetgeving van toepassing op scholen >
3.1 Vrijstelling onroerende voorheffing
De omzendbrief FB/VLABEL/2007 “Vrijstelling van onroerende voorheffing voor onroerende goederen bestemd voor onderwijs” van 11 september 2007 bepaalt dat scholen die gelegen zijn in het Vlaams Gewest een vrijstelling van onroerende voorheffing genieten.
Hou er rekening mee dat omzendbrieven steeds kunnen geactualiseerd worden zodat u steeds de meest actuele stand van zaken kent.
In algemene lijnen is er vrijstelling als voldaan is aan de volgende 3 voorwaarden:
- Ontbreken van winstbejag
- Systematisch karakter van het onderwijs
- Hoofdzakelijke bestemming van de onroerende goederen voor didactische doelstellingen
De eerste voorwaarde, het ‘ontbreken van winstbejag’, maakt onder andere duidelijk onder welke voorwaarden ‘winkels verbonden aan scholen’ toegelaten worden zonder de vrijstelling in het gedrang te brengen. De ‘verkoop van eigen producten en verstrekken van eigen diensten’ is aanvaardbaar zolang de opbrengsten worden geïnvesteerd in de onderwijsverstrekking of onderwijsinfrastructuur. Ook het uitbaten van een minionderneming of het uitbaten van restaurants of hotels (bij hotel- en koksscholen) zoals omschreven in de omzendbrief brengt de vrijstelling niet in het gedrang, zolang de mogelijke opbrengsten terugvloeien naar onderwijsactiviteiten.
Bij de tweede voorwaarde, namelijk het ‘systematische karakter van het onderwijs’ wordt bepaald dat elke vorm van onderwijs voor vrijstelling in aanmerking komt als (a) de didactische werkzaamheden systematisch worden georganiseerd met het doel te onderrichten, dit wil zeggen volgens een zeker systeem, georganiseerd, regelmatig, volgens een leerplan, en (b) dit volgens de verhouding leermeester– leerling. Er zijn specifieke paragrafen opgenomen waarin de voorwaarden van specifieke bestemmingen en gebruiken worden beschreven. Het gaat om:
- opleidingscentra
- sportclubs en sportverenigingen
- muziek- en zangverenigingen, fanfares, kunsteducatieve verenigingen en tekenscholen
- volkshogescholen
- bezinning- en vormingscentra
- jeugdbewegingen
- jeugdhuizen
De omzendbrief omschrijft voor elk van die gebruiken de manier van redenering en mogelijke bewijsvoering om van de vrijstelling te genieten. Jeugdhuizen komen bijvoorbeeld niet in aanmerking voor een vrijstelling, omdat ze –volgens de omzendbrief- sterk gericht zijn op amusement. Jeugdbewegingen die op landelijk niveau georganiseerd zijn, komen wel in aanmerking. Voor plaatselijke initiatieven wordt het aangeboden programma en de verhouding leerling-leermeester bekeken (concreet gaat het vaak over al dan niet gebrevetteerde monitoren).
Een derde voorwaarde – ‘hoofdzakelijke bestemming van de onroerende goederen tot didactische doeleinden’ – wordt gerealiseerd door de daadwerkelijke aanwending. De intentie tot die aanwending, maar nog niet gerealiseerde aanwending, omwille van verbouwingen, administratieve procedures, enz. gelden ook om de vrijstelling te bekomen.
De onroerende goederen moeten ofwel in ‘hoofdzaak’ voor het onderwijs bestemd zijn, of ‘noodzakelijk’ zijn voor het goed vervullen van de onderwijsopdracht. Deze afweging wordt gemaakt voor een aantal veel voorkomende situaties, zoals daar zijn:
- gemengd gebruik
- leegstaande onroerende goederen
- voorbeelden van onrechtstreekse aanwending
- conciërgewoning
- externe locaties
- kinderopvang
- huisvesting van studenten
- musea
- zelfstandige bibliotheek
- verhuur van schoollocaties en –materiaal
Het gebruik van schoolinfrastructuur, zoals klaslokalen, refter, keukens en turnzaal, door derden vormt geen beletsel om de vrijstelling van onroerende voorheffing toe te kennen. Ook als de school hiervoor een gebruikersvergoeding vraagt, is er geen probleem, op voorwaarde dat de inkomsten terugvloeien naar onderwijsactiviteiten.
Wel dienen de betrokken lokalen onveranderd hoofdzakelijk voor onderwijs bestemd te blijven. Bijgevolg dient de terbeschikkingstelling aan derden zich te beperken tot perioden buiten de normale lestijden.
Bij een occasionele terbeschikkingstelling van maximaal 5 lesuren per week tijdens de normale lesuren geldt evenwel de vrijstelling. Een permanente terbeschikkingstelling aan derden doet de bestemming tot onderwijsdoeleinden teniet, en leidt tot het verlies van de vrijstelling.
Nuttige documenten & links :
- Vrijstelling van onroerende voorheffing voor sportclubs en sportdienst[1]
- Vrijstelling van onroerende voorheffing bestemd voor onderwijs[2]
- Vrijstelling van onroerende voorheffing op grond van bestemming [3]
- Vrijstelling van onroerende voorheffing voor jeugdwerkorganisaties[4]
Voor specifiek advies betreffende onroerende voorheffing bij schoolsportinfrastructuur kan je terecht op de website van ISB > Sportinfrastructuur > Openstellen schoolsportinfra
http://isb.colo.ba.be/doc/Bro/OnroerendeVoorheffing_RechtspersonenBelasting_2017.pdf
Ook scholen in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest kunnen onder bepaalde voorwaarden hun gebouwen openstellen met behoud van vrijstelling van onroerende voorheffing. Van toepassing is de “Ordonnantie van 23 november 2017 houdende wetgevende aanpassingen met het oog op de overname van de dienst onroerende voorheffing door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest”.
3.2 Zorgvuldig bestuur
Scholen moeten zich in hun dagelijkse werking aan een aantal principes houden betreffende politieke activiteiten, handelsactiviteiten en reclame en sponsoring.
Indien scholen bij de openstelling van hun gebouwen vragen hebben over deze principes van zorgvuldig bestuur, kunnen ze zich richten tot de commissie zorgvuldig bestuur van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI). Elke belanghebbende kan inzake de toepassing van de principes van zorgvuldig bestuur ook een klacht indienen bij de commissie.
Contact:
Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming
Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi)
Afdeling Advies en Ondersteuning onderwijsPersoneel (AOP)
Commissie zorgvuldig bestuur
Koning Albert II-laan 15
1210 Brussel
e-mail: zorgvuldigbestuur.onderwijs@vlaanderen.be
Url: http://www.agodi.be/commissie-zorgvuldig-bestuur
Reclame en sponsoring
Stel je hebt als school/lokaal bestuur/vereniging een sponsor kunnen overtuigen om te investeren in verbouwingen in functie van multifunctionele schoolinfrastructuur. Deze sponsor vraagt om geafficheerd te worden. Wat kan, wat kan niet ? Hierover waakt o.a. de Commissie Zorgvuldig Bestuur. Meer info over de regelgeving en procedure vindt u via deze link[1].
Een schoolbestuur dat reclameboodschappen toelaat, dient een aantal principes na te komen. Het schoolbestuur waakt erover dat:
- 1° door het schoolbestuur verstrekte leermiddelen of verplichte activiteiten vrij blijven van reclameboodschappen;
- 2° facultatieve activiteiten vrij blijven van reclameboodschappen, behoudens indien de reclameboodschappen louter attenderen op het feit dat de activiteit of een gedeelte van de activiteit ingericht werd door middel van een gift, een schenking of een prestatie verricht onder reële prijs door een bij name genoemde natuurlijke persoon, rechtspersoon of feitelijke vereniging;
- 3° de reclameboodschappen kennelijk niet onverenigbaar zijn met de pedagogische en onderwijskundige taken en doelstellingen van de school;
- 4° de reclameboodschappen de objectiviteit, de geloofwaardigheid, de betrouwbaarheid en de onafhankelijkheid van de school niet in het gedrang brengen.
3.3 Het correct gebruik van werkingsmiddelen
Scholen moeten opletten dat ze bij de openstelling van hun lokalen hun werkingsmiddelen niet aanwenden voor kosten die geen enkel verband houden met het doel van de onderwijsinstelling. Van toepassing is hier: de Omzendbrief VWV – “Toepassing van het besluit van de Vlaamse Executieve van 9 januari 1991 betreffende de controle over de aanwending van de werkingstoelagen op de schoolbesturen uit het gesubsidieerd officieel onderwijs, de feitelijke verenigingen en de natuurlijke personen van 21 januari 1991, laatst gewijzigd op 9 september 2009” (http://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=9130) en de Omzendbrief NO/2005/04 – “Controle op de aanwending van de werkingsmiddelen in het gesubsidieerd vrij onderwijs van 21 december 2005, laatst gewijzigd op 1 september 2010” (http://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=13735)
De verificateurs van het Agentschap voor Onderwijsdiensten kunnen het correct gebruik van de werkingsmiddelen door de schoolbesturen controleren. Als een manifest en opzettelijke verkeerd gebruik wordt vastgesteld, kan een gedeelte van de werkingstoelagen worden teruggevorderd. De inrichtende machten kunnen kiezen hoe ze zich verantwoorden, zolang de naleving van de wettelijke verplichtingen maar kan gecontroleerd worden. De controle door de verificateur heeft wel geen betrekking op de opportuniteit van de aanwending van de middelen. Hiermee bedoelt men dat men zich niet uitspreekt over de pedagogische of beleidskeuzes van de school bij het gebruik van hun werkingsmiddelen.
Wanneer het verhuren van schoolterreinen of -lokalen in het kader van een openstelling niet occasioneel gebeurt maar eerder bestendig, moet de school een huurovereenkomst afsluiten, bij voorkeur schriftelijk.
Bij vragen kunt u via de website van AGODI de verificateurs contacteren:http://www.agodi.be/contact#showcontact0203 (basisonderwijs), http://www.agodi.be/contact#showcontact0303 (secundair onderwijs).
[1] http://www.agodi.be/commissie-zorgvuldig-bestuur-wetgeving-en-procedures
[1] http://www.isbvzw.be/nl/565/content/8261/onroerende-voorheffing.html
[2] http://www.ond.vlaanderen.be/wetwijs/thema.aspx?id=73&fid=2
[3] http://belastingen.vlaanderen.be/vrijstelling-op-grond-van-de-bestemming-van-het-onroerend-goed
[4] http://belastingen.vlaanderen.be/vrijstelling-voor-jeugdwerkorganisaties-en-jeugdverblijfcentra
[5] http://www.agodi.be/commissie-zorgvuldig-bestuur-wetgeving-en-procedures
Veiligheid en preventie >
4 Veiligheid en preventie
De regelgeving die handelt over veiligheid, gezondheid en hygiëne en die van toepassing is op schoolgebouwen werd door AGION op een rijtje gezet en is terug te vinden op de website van AGION[1]. Een aantal aspecten wordt ook hieronder besproken in het kader van het openstellen van schoolinfrastructuur.
4.1 EHBO
Betreft EHBO is er het KB van 15 december 2010 betreffende de eerste hulp met daarin het volgende:
- Een nieuwe bepaling (§2) vereist dat alle door de werkgever te treffen maatregelen ook kunnen toegepast worden op andere personen die aanwezig kunnen zijn op de arbeidsplaats, zoals aannemers, onderaannemers, studenten, bezoekers, klanten, patiënten,… Deze personen kunnen ook slachtoffer worden van een ongeval of onwel worden en in dat geval moet de werkgever er zorg voor dragen dat zij de eerste hulp krijgen en eventueel worden vervoerd. Het is dus nodig om duidelijke afspraken te maken en eventueel vast te leggen in een gebruiksovereenkomst hoe de EHBO georganiseerd kan worden.
4.2 Brandveiligheid
Alle nieuw op te richten gebouwen moeten beantwoorden aan de voorschriften van het KB van 7 juli 1994 (en wijzigingen) tot vaststelling van de basisnormen voor de preventie van brand en ontploffing.
De laatste wijziging dateert van 12 juli 2012[2] en is van toepassing voor alle gebouwen waarvoor de stedenbouwkundige vergunning ingediend is vanaf 1 december 2012. Dit KB actualiseert de basisnormen brandpreventie op meerdere vlakken, o.a. aan de Europese regelgeving.
Daarnaast bestaat er ook de NBN S21-204 ‘Brandbeveiligingen in de gebouwen – schoolgebouwen’ (1982).
We raden u aan om bij opstart van uw ontwerp contact op te nemen met de lokale brandweer.
Documenten :
4.3 Veiligheid speelterrein
Een speelterrein is elke speeltuin, elk speelplein, elke speelplaats waar minstens één speeltoestel aanwezig is dat door kinderen of jongeren collectief gebruikt wordt om te spelen. Een speelterrein moet voldoen aan veiligheidsnormen voor schoolgebruik, dus normaliter is deze dan ook veilig voor buitenschools gebruik. Dit is weliswaar afhankelijk van de activiteit.
Informeer best bij uw verzekeraar en/of brandweer of er een risicoanalyse nodig is voor het type activiteit.
Bij scholen wordt dergelijke risicoanalyse uitgevoerd door de interne preventieadviseur, een externe preventieadviseur of een risicoanalist. Voor speelplaatsen die naschools openbaar domein worden kan eventueel aangeklopt worden bij de gemeente. De analyse betreft het speelterrein en alle aanwezige elementen. De preventieadviseur detecteert gevaren en schat de risico’s hiervan in. Hij of zij formuleert zo nodig maatregelen.
De preventieadviseur geeft enkel advies. De school is niet verplicht om het advies te volgen. Het analysedocument moet wel altijd beschikbaar zijn op school.
Advies specifiek over veiligheid bij groene avontuurlijke speelplaatsen kan u vinden op de website van Pimp je Speelplaats. [5]
Meer weten?
- FOD Economie: alles over Veiligheid van speelterreinen en speeltoestellen[6]
- Handboek Veiligheid van speelterreinen[7](3de editie, 2011) en erratum (2014)
- Kind en Samenleving, sectie Ruimte: veiligheid van speelterreinen[8]
- Speelom vzw: relevante normen, handboeken en documentatie[9]
- Een verwijzing naar de betrokken wetteksten[10] vindt u hier.
4.4 Voedselveiligheid
Ook een refter is potentieel te delen schoolinfrastructuur. Verenigingen gebruiken de refter wel vaker voor bijvoorbeeld recepties of vergaderingen. Afhankelijk van het gebruik en het profiel van de gebruiker kan men bekijken om al dan niet ook de keuken te delen. Voor een lokale vereniging is het omslachtig om zelf glazen en koelkasten te voorzien. Omwille van de zeer strenge hygiënenormen en -wetgeving[11] waaraan (groot)keukens van scholen onderworpen zijn, staan scholen vaak niet te springen om hun keuken open te stellen.
Stedelijke Basisschool Fruithof – Antwerpen Berchem
Verschillende sportverenigingen gebruiken elke dag van de week onze turnzaal zodat jong en oud ook buiten schooltijd hier een nuttige leuke tijdsbesteding kunnen hebben. Tijdens vakanties gaan er themakampen door op onze school. Dit gebeurt voornamelijk in de turnzaal, maar ook onze buitenruimte en refterruimte worden hiervoor gebruikt.
Bijvoorbeeld: Okra organiseert een bingo. Voor de koffie kunnen ze rekenen op de infrastructuur van de plaatselijke school. Ze gebruiken het koffiezetapparaat en het servies, ze zorgen dat alles netjes terug staat na hun activiteit.
Let op : Strenge hygiëne normen maken het moeilijker om een refterkeuken open te stellen voor om het even welke activiteit/groep.
4.5 Preventie van schade, inbraak en diefstal
Omdat bij gedeeld gebruik van schoolinfrastructuur verschillende groepen en verantwoordelijken het gebouw betreden, is het van belang om meteen duidelijke afspraken te maken rond toegang en het afsluiten van schoolinfrastructuur. Probeer u vooraf in te beelden wat er kan mislopen, zodat u kan anticiperen op dergelijke situaties.
Organisatorische maatregelen bij inbraakpreventie
Veelal is achteloosheid de oorzaak van inbraken. De gelegenheid maakt dikwijls de dief en daar houdt men best rekening mee.
Probeer door een goed gesprek tot duidelijke afspraken en taakverdeling te komen zodat er op zwakke punten gecontroleerd kan worden. We geven alvast enkele ideeën mee, die eventueel ook opgenomen kunnen worden in de gebruiksovereenkomst. Maak afspraken en plannen over:
- Toegangscontrole. Wie mag er binnen en wanneer? Wordt een lokaal nog gebruikt door anderen en wanneer? Wie mag er dan binnen en wie sluit er af?
- Sleutelbeheer. Wie heeft een sleutel van welk lokaal? Moet iedereen een sleutel hebben van bijvoorbeeld de berging? Zorg ook dat u een goed zicht blijft hebben op het aantal sleutels dat in omloop is.
- De controle van ruimtes bij het einde van een activiteit. Zijn alle deuren op slot? Zijn alle ramen dicht? Werden de rolluiken neergelaten? Slingert er nog materiaal rond op het terrein?
- Waardevol materiaal.
- Tip : label gedeeld materiaal.
- Tip : Maak een lijst van de (kostbare) inboedel van de gedeelde ruimte
- Afspraken met de buren. Een goede buur is beter dan een verre vriend. Leg contact en vraag hen of ze een oogje in het zeil willen houden.
Bouwkundige maatregelen bij inbraakpreventie
Soms zijn organisatorische maatregelen onvoldoende. Vaak moet je dus ook stappen zetten om uw ruimte bouwkundig beter te gaan beveiligen. Er zijn een heleboel mogelijke bouwkundige maatregelen voor inbraak, deze opsommen zou ons te ver leiden. Maar vraag gerust na bij experten op het terrein.
Algemene principes
- Als je kiest voor bouwkundig beveiligen, kies je er best voor om de volledige ruimte aan te pakken. Het heeft geen zin om aan de voorkant een stevig slot te plaatsen en aan de achterkant van de ruimtes de oude sloten te behouden.
- Hou bij het bouwkundig beveiligen rekening met de eisen en normen van de brandweer. Bij een brand moeten gebruikers de ruimte immers snel kunnen verlaten. Bespreek uw verbouwplannen dus veiligheidshalve eens met de brandweer en politie (iin het kader van inbraakpreventie).
- U kan er bijvoorbeeld voor kiezen om te compartimenteren en al het kostbaar materiaal in één (kleinere) ruimte te beveiligen.
- Zorg ervoor dat kwaliteit van beveiliging evenredig is. Een goed beveiligde toegang heeft bijvoorbeeld weinig zin indien inbraak gemakkelijk is in de rest van het gebouw.
Basisschool Sint-Ursula, Laken: Groepering van open te stellen zones op het gelijkvloers en op de zolderverdieping. Een centrale trap en lift (met verdiepingslot) maken het mogelijk om de verdieping te bereiken zonder de schooleigen ruimtes door te moeten. Een architecturaal uitnodigende inkom wordt gecombineerd met een hek die door videocontrole kan bediend worden. Hiermee spelen ze in op de wijkproblematiek, en vinden ze een werkbare verhouding tussen veiligheid en toegankelijkheid.
Basisschool De toverberg in Gent.
4.6 Verkeersveiligheid
Door het delen van schoolinfrastructuur met verenigingen kunnen verplaatsingen beperkt worden. Door bijvoorbeeld naschoolse activiteiten op school te laten doorgaan, kunnen kinderen gewoon nablijven en hoeven ouders zich niet te haasten om op tijd kinderen van punt A naar punt B te brengen.
Anderzijds zijn niet alle gebruikers per definitie schoolkinderen of personen uit de buurt. Het loont dus wel de moeite om eens stil te staan bij verkeersbewegingen in en rond scholen bij openstelling. Gedeeld gebruik kan een opportuniteit zijn om na te denken over een betere verkeersveiligheid.
Veel scholen werken bijvoorbeeld met een “kiss & ride”-zone, waarbij een vrijwilliger/schoolpersoneel deuren opent van wagens om kinderen te helpen uitstappen zodat ouders zich niet hoeven te parkeren.
Het Agentschap Wegen en Verkeer heeft een Werkboek Schoolomgeving, Samen werken aan een duurzame en verkeersveilige schoolomgeving ontwikkeld. Dit werkboek geeft een overzicht van goede praktijken in schoolomgevingen en een methodiek die bovendien ook kan worden gebruikt om knelpunten op de schoolroutes op te lossen.
Achteraan het werkboek wordt via een aantal fiches inspiratie aangereikt om concreet werk te maken van een duurzamere en verkeersveiligere schoolomgeving.
De fiches zijn in vier groepen gerangschikt:
- infrastructuurmaatregelen (I-fiches)
- educatiemogelijkheden (E-fiches)
- handhavingsinitiatieven (H-fiches)
- maatregelen voor organisatie en overleg (O-fiches)
Document : Werkboek schoolomgeving[12] (Agentschap Wegen en Verkeer)
(foto verkeersveiligheid)
Regels en normen per beleidsdomein
Wanneer we de normen van enkele actoren naast elkaar plaatsen, merken we dat men op veel punten teruggrijpt naar dezelfde wetgeving, zoals dit het geval is bij de regelgeving naar toegankelijkheid, sanitaire voorzieningen of veiligheid speeltoestellen. Toch is er voor bepaalde thema’s specifieke regelgeving per beleidsdomein. Dit is bijvoorbeeld het geval voor de regelgeving omtrent brandveiligheid. Infrastructuurvoorzieningen voor onderwijs, kinderopvang, sport en jeugd hebben elk hun eigen geldende norm. We raden aan om per beleidsdomein de geldende regelgeving voor infrastructuur op te zoeken.
[1] http://www.agion.be/info-voor-ontwerpers
[2] http://reflex.raadvst-consetat.be/reflex/pdf/Mbbs/2012/09/21/122338.pdf
[3] http://www.ond.vlaanderen.be/welzijn/welzijnswetgeving/Brand Scholen Norm NBN S21-204.pdf
[4] http://reflex.raadvst-consetat.be/reflex/pdf/Mbbs/2012/09/21/122338.pdf
[5] http://www.pimpjespeelplaats.be/denk-aan-veiligheid
[6] http://economie.fgov.be/nl/ondernemingen/securite_produits_et_services/Veiligheid_van_speelterreinen_en_speeltoestellen/#.UiRG1FKvisQ
[7] http://economie.fgov.be/nl/binaries/Handboek_Veiligheid_Speelterrein_3de_editie_1213-11-01_tcm325-31343.pdf
[8] http://k-s.be/kindgerichte-publieke-ruimte/speel-en-sportruimte/veiligheid/
[9] http://www.speelom.be/nl/publicaties
[10] https://www.agion.be/veiligheid-speeltoestellen
[11] http://www.agion.be/voedselveiligheid
[12] http://wegenenverkeer.be/werkboek-schoolomgeving