1          Beheer

In het kader van openstelling is er bijvoorbeeld ook behoefte aan een planning(stool), het creëren van procedures voor de verwerking van aanvragen, een onderhoudsplan, gebruiksovereenkomsten opmaken. Dit is een inspanning die best meteen goed gebeurt, want vaak bijsturen zorgt voor onduidelijkheid en brengt extra werk met zich mee. Probeer ook het beheer wat te spreiden over meerdere personen;  vele schouders maken licht werk!

Hoe regelen scholen doorgaans hun gedeeld gebruik?  We zochten inspiratie bij onze Nederlandse buren en hun multifunctionele accommodaties (zie ook de AGION-publicatie “In Ruimte naar de Brede School”):

 

Gesplitst beheer

 

Dit is van toepassing op gebouwen waarvan sommige ruimtes structureel ter beschikking gesteld worden aan verenigingen of scholen.

Hierbij zorgt elke instelling voor het beheer van zijn eigen ruimtes. De verschillende instellingen hebben rechtstreeks contact met de eigenaar van het gebouw. Een voordeel van gesplist beheer is o.a. de grotere mate van autonomie met betrekking tot het kiezen van eigen leveranciers en dienstverleners. Een nadeel van gesplist beheer is dat het in verhouding veel tijd kost omdat ieder het zijne regelt. Ook verlies je schaalvoordelen. Het is vaker onduidelijk wie verantwoordelijk is voor de gemeenschappelijke ruimtes.

Gebundeld beheer

 

Bij gebundeld beheer wordt het beheer centraal aangestuurd. Enkele mogelijkheden: een zelfstandige beheersorganisatie zorgt voor het beheren van het gebouw. Of er wordt een stuurgroep opgericht die toeziet op het beheer van het gebouw. Of het gebouw wordt beheerd door één hoofdgebruiker.

Voordelen van gebundeld beheer zijn dat er één aanspreekpunt is en het kosten- en tijdsefficiënt is. Er is ook duidelijkheid over het beheer van de gemeenschappelijke ruimtes. De nadelen van gebundeld beheer is dat er iets minder autonomie is per organisatie. Deze vorm van beheer vereist ook een periodiek overleg, maar dat is sowieso aangewezen.

 

            Uitbesteding

 

De eigenaar of de gebruikers besteden het totaal beheer uit aan een derde partij, veelal het lokaal bestuur.

Het grootste voordeel van uitbesteding is uiteraard tijdsbesparing. Maar er zijn ook wel nadelen. Zo is het duurder indien de uitbesteding gebeurt door een privé-partner en niet door het lokaal bestuur. Gebruikers moeten ook gedeeltelijk de autonomie uit handen geven. Tot slot heeft de ‘facility manager’ soms een vreemde positie tussen gebruikers en eigenaar. Het is soms onduidelijk wie er aanstuurt, tenzij er goede afspraken zijn.

1.2       Mogelijke aanspreekpunten/rollen

Er zijn altijd meerdere betrokken partijen bij een openstelling. Zowel de school, de gebruiker als de gemeente hebben elk hun eigen verwachtingen en verantwoordelijkheid voor slagen binnen dit samenwerkingsverband. Daar waar scholen d.m.v. openstelling misschien eerder een maatschappelijk meerwaarde willen bieden of hun netwerk versterken, betekent openstelling voor de gemeente een oefening in kosten-en ruimte efficiëntie. Het is ook van belang om het verschil in eigen cultuur in het achterhoofd te houden. Scholen zijn meer begaan met vaste procedures en regels, zij moeten uiteraard denken in belang van de school. Verenigingen zijn iets minder geregeld en omvatten vaak verschillende en veranderende aanspreekpersonen. De gemeente probeert dan weer eerder van de ‘bigger picture’ onder ogen te houden en daar naar te handelen.

 

1.2.1    Hoe kunnen scholen ondersteunen?

• Schooldirectie/schoolbestuur

De schooldirectie of het schoolbestuur is veelal het eerste aanspreekpunt, zowel voor verenigingen of ouders met vragen over mogelijke openstelling van de schoolinfrastructuur, als voor leerkrachten of ander personeel die hieromtrent zaken willen melden. Afhankelijk van context kunnen ze doorverwijzen naar andere verantwoordelijken (zie verder).

 

De schooldirectie of het schoolbestuur heeft tegelijk een belangrijke rol in het maken van beleidskeuzes en het uitdragen van die visie, zowel extern als intern naar het eigen personeel. Menige praktijk leert ons dat een schooldirectie/schoolbestuur vaak 100% achter openstelling staat, terwijl het personeel er soms weigerachtig tegenover staat. Het is als directie of bestuur dus belangrijk om in dialoog te gaan met het personeel en tegelijk duidelijk te maken dat openstelling een keuze is van de school en dat ze dus dient gerespecteerd te worden.

“Speelplein De Suikerspin uit Moerbeke is gehuisvest op een school. De directeur is zelf nog animator geweest, waardoor er veel mag en kan.” – VDS

Een (weliswaar verregaand) voorbeeld van wat een visionaire trekker kan bewerkstelligen is de Brede School het Keerpunt in Antwerpen. Het betreft hier een brede school, wat dus verder gaat dan enkel het openstellen van schoolinfrastructuur.  

 

Brede School Het Keerpunt – Antwerpen  www.bredeschoolhetkeerpunt.be.

• Het streefdoel van het Keerpunt is om het schoolgebouw 24 uur per dag, 7 dagen op 7 voor 100% te gebruiken. Een visie die werd uitgedragen door de voormalige directeur en nu verder wordt gezet.
• Door een beperkt aantal investeringen wordt de school nu dagelijks intensief gebruikt: een coördinator (vzw), een onthaal medewerker, elektronisch sleutelsysteem (investering via subsidie).
• Er zijn regels waar alle organisaties zich aan moeten houden. Gedeeld gebruik levert soms wel wrevel op, maar de meerwaarde (financieel en maatschappelijk) weegt door.
• Uitgangspunt voor verenigingen die een werking willen in de school is een win-win relatie met de andere aanwezige verenigingen en met de buurt.
• De eindverantwoordelijkheid, organisatie en eigendom blijft bij de school liggen. De huuropbrengsten zijn voor de school. Enkel het sleutelsysteem werd gerealiseerd via subsidies van de stad.
• Cruciaal voor het slagen van dit project is het ambitieuze uitgangspunt en een grote trekker van het project (in dit geval de voormalige directeur).
• De duidelijkheid van één trekker en eindverantwoordelijke wordt als zeer belangrijk ervaren.
• Scholengroep (bij het GO!) of een overkoepelende schoolniveau (bij andere netten)

 

Denk je er als school aan om uw infrastructuur open te stellen? Klop dan eerst eens aan bij uw scholengroep (als u tot eentje behoort uiteraard). De meeste scholengroepen hebben een visie en beleid rond het openstellen van schoolinfrastructuur. Soms worden scholen ook gestimuleerd en ondersteund door de scholengroep om hun schoolinfrastructuur open te stellen. Informeer je als school dus eerst bij jouw scholengroep.

 

Bij het GO! kunnen scholen bijvoorbeeld bij hun scholengroep terecht voor voorbeelden van gebruiksovereenkomsten en formulieren voor verzekeringscontracten.

• Technisch directeur

Een technisch directeur of iemand met die functie binnen uw school kan mogelijk instaan voor beheer en organisatie m.b.t. het delen van schoolinfrastructuur. Ze worden doorgaans ingeschakeld bij complexere schoolsites met meerdere (hoofd)gebruikers.

Brede School Nieuwland is een samenwerking van  Kinderdagverblijf Nieuwkinderland, de Sint-Jorisbasisschool, Buitengewoon Secundair Onderwijs Zaveldal, buitenschoolse kinderopvang De Buiteling, muziekhuis MET-X, Opvoeden in Brussel, Baboes en de Hoofdstedelijke Academie voor Muziek, Woord & Dans.

Samen willen ze de ontwikkelingskansen vergroten van alle kinderen en jongeren in Brussel-stad die Nederlandstalig onderwijs volgen. Dit doen ze door een stevig netwerk op te bouwen met alle partners die actief zijn op en rond de Nieuwland-site in het hartje van de Marollen. Ze willen dat kinderen zich kunnen ontwikkelen, amuseren, hun talenten ontwikkelen, nieuwe mensen ontmoeten, Nederlands kunnen horen en spreken buiten de klas,… Bij Nieuwland is de technisch directeur verantwoordelijk voor het goede verloop van het delen van infrastructuur. Hij staat rechtstreeks in contact met de verschillende organisaties en schooldirecties en is zo een uniek aanspreekpunt. Als een leerkracht een ruimte wil gebruiken binnen een andere school van de site, moet die dat via de directie aanvragen, zodat er geen dubbele boekingen ontstaan.

• Oudercomité

Ook als oudercomité kan je een sensibiliserende rol spelen in functie van de openstelling. Als spreekbuis van de ouders kan er bijvoorbeeld eens een sessie georganiseerd worden voor ouders, directie en (onderwijzend) personeel over de voor- en nadelen van mogelijke openstelling van de eigen infrastructuur. Ook de gemaakte afspraken rond openstelling kunnen hier aan bod en besproken worden.

Hoe groter het draagvlak binnen de school, hoe beter voor het gedeeld gebruik. Dit gebeurd nu eenmaal via trial & error. Een goede relatie onder gebruiker en eigenaar, stimuleert meer en beter gedeeld gebruik.

In sommige gevallen slaan ouders ook de handen in elkaar om gedeeld gebruik mogelijk te maken door bijvoorbeeld samen bergingskasten ineen te timmeren, t.b.v.  het gedeeld gebruik van een sportzaal.  (Cf. Gemeentelijke basisschool ’t Kraaienest – Grembergen)

Of het kan zelf komen tot eigen pedagogische intiatieven: gedeelde taallessen na de schooluren binnen de schoolmuren.

Of eigen kinderopvang logistiek mogelijk maken cf. voorbeeld cokido in de Styverij.

Cokido is een solidaire buitenschoolse kinderopvang met een beurtrolsysteem, georganiseerd door de ouders, grootouders & familieleden …  Meer info op www.cokido.org

 

1.2.2    Hoe kunnen lokale besturen ondersteunen?

Uit veel ervaringen met betrekking tot het openstellen van schoolinfrastructuur blijkt het belang van een stimulerend en ondersteunend lokaal bestuur. Dit kan vele vormen aannemen. Vooreerst is een centraal aanspreekpunt, hetzij een aparte dienst, hetzij een soort transversale werkgroep, essentieel wil men als bestuur op een gecoördineerde manier optimaal ruimtegebruik in de gemeente of stad aanpakken. Het is immers de taak van de gemeente om de ‘bigger picture’ in het oog te houden. Het transversale aspect is belangrijk omdat zowel regelgeving, financiering als de gebruikers (verenigingen) verspreid zitten over verschillende diensten binnen een lokaal bestuur. Bovendien is een centraal aanspreekpunt ook voor scholen bijzonder handig.

Daarnaast kan het lokaal bestuur voor zijn grondgebied een omgevingsanalyse doen. Zo komen potentieel te delen ruimtes in beeld, wat optimaal ruimtegebruik stimuleert. Als dit duidelijk en breed ontsloten wordt, is dit een zeer handig hulpmiddel voor verenigingen en/of burgers.

Het lokaal bestuur kan nog een stap verder gaan door een standaardcontract ter beschikking te stellen voor de scholen die dat wensen (zie gebruiksovereenkomst, hoofdstuk I). Of het lokaal bestuur kan als intermediair fungeren voor het opstellen van gebruiksovereenkomsten tussen scholen en verenigingen. In de steden Antwerpen en Gent werd hiervoor iemand aangesteld. Op die manier wordt kennis en ervaring gebundeld en worden ook de scholen ontlast van deze administratieve formaliteit. Een absolute win-win.

Publieke openstelling buiten de schooluren vraagt vaak een extra inspanning voor onderhoud, afvalophaling en veiligheidscontrole. Leefschool Groene Poortje in Kaster (Anzegem) maakte hiervoor een overeenkomst op met de gemeente: in ruil voor de openstelling neemt de gemeente deze taken op zich.

 

Autonoom Gemeentebedrijf Sport Actief Mechelen (AGB SAM) staat in voor het beheer van de complete infrastructuur van sporthal Paardenstraatje te Mechelen. Dit behelst de organisatie en administratie van de verhuur, het voorzien van elektriciteit, verwarming, koud en warm water en het onderhoud van het gebouw. Oorspronkelijk was het de bedoeling om de sporthal te bemannen met personeel, maar dit werd om budgettaire redenen gewijzigd. Er werden 8 camera’s voorzien aan de binnenzijde van het gebouw en het complex ‘draait’ geheel autonoom. Hiervoor werd een specifiek reglement voor zalen zonder zaalwachter opgesteld. De naschoolse gebruikers openen en sluiten immers zelf, ze bedienen ook het alarm en stellen de materialen zelf op. Er wordt van de gebruikers verwacht dat ze de sportuitrusting ook correct terugplaatsen, ook al loopt het daar af en toe eens spaak, onder meer omwille van de beperkte bergruimtes. Indien iets niet in orde is, wordt gevraagd hier melding van te maken vóór aanvang van de activiteit, met foto’s. Het strikte boetereglement dat van kracht is, werkt. Wie stuk maakt, betaalt ook. Het vaste sportmateriaal wordt door AGS SAM aangekocht en door een interne onderhoudsploeg onderhouden, het losse sport- en turnmateriaal en de ballen zijn van de school. Elke vereniging is overigens verplicht om mobiel bereikbaar te zijn en bij vragen of in geval van nood kan er steeds beroep gedaan worden op een permanentiedienst. In het begin moesten deze sportdienstmedewerkers geregeld ter plaatse gaan, maar het aantal oproepen daalt jaar na jaar en de meeste ervan kunnen tegenwoordig bovendien eenvoudig telefonisch afgehandeld worden

 

Zaalzoekers in Antwerpen : bundelt meer dan duizend zalen over heel Antwerpen. Deze zalen zijn geschikt voor activiteiten zoals een cursus, vergadering, buurt- of privéfeest. Het zijn zalen van de stad Antwerpen, scholen, verenigingen en privépersonen. De stad registreert de aanvragen en zoekt naar de meeste geschikte zaal in functie van de activiteit van de aanvraag. Dit wordt opgenomen en opgevolgd in een digitale planningsapplicatie van de Stad Antwerpen.

 Stad Leuven– openstellen van schoolsportinfrastructuur via de gemeente voor sportclubs: de sportdienst van de stad Leuven fungeert als een soort van makelaar voor de openstelling van de schoolsportinfrastructuur. Hiervoor gaat de stad met de onderwijsinstellingen een overeenkomst aan en wordt een adviescomité aangesteld om de openstelling in goede banen te leiden.

De jeugddienst van de Stad Leuven vervult een gelijkaardige rol voor de speelplaatsen. De stad neemt de heraanleg van de pleinen voor zijn rekening, het beheer, de verzekering en het voorzien van een politiereglement. Een gelijkaardig verhaal vindt u ook terug voor de speelplaats van de Toverberg in Gent.

Ondersteuning voor lokale besturen m.b.t. schoolsportinfrastructuur:

 

ISB, de ledenvereniging van iedereen die op lokaal vlak met sport bezig is, begeleide in 2016 en 2017 scholen die geselecteerd waren voor de projectsubsidie ‘naschools openstellen schoolsportinfrastructuur’. Tijdens deze begeleiding werd heel wat informatie ontwikkeld die lokale besturen kan helpen bij de openstelling van school(sport)infrastructuur. Zoals een voorbeeld overeenkomst voor uitbesteed beheer van een schoolsporthal aan de sportdienst, tips voor beheer en exploitative van gedeelde schoolsportinfrastructuur, … http://isb.colo.ba.be/iguana/www.main.cls?surl=search#RecordId=2.11711 andere nuttige informatie vind je op www.isbkennisbank.be (zoekterm schoolsportinfrastructuur)

 

Ondersteuning door de jeugddienst

De Jeugddienst van de Stad Gent stimuleert al verschillende jaren haar basisscholen om hun buitenruimte groener, uitdagender en avontuurlijker te maken. Scholen kunnen rekenen op advies, begeleidng bij het zoeken, naar oplossingen en materialen, en financiele ondersteuning via het subsidiereglemetn GRAS.

Niet-financiële ondersteuning door de (lokale) overheid:

 

• Logistieke ondersteuning : onderhoud van gedeelde buitenruimtes (Cf De Toverberg Gent.),…
• Ondersteuning in natura: gratis ter beschikking stellen van overheidsinfrastructuur, materiaal,…
• Personeel : vliegende conciërges of sleuteldragers betaald door de gemeente, opmaken van contracten (zaalzoeker antwerpen) …
• Procesmatige ondersteuning : participatie met de buurt ter voorbereiding van gedeeld gebruik,
• Groepsaankoop materiaal (over beleidsdomeinen heen)
• …

 

Win win : School – buurt – gemeente

Het Coupurepark is halftijds buurtpark en halftijds speelplaats voor GO! technisch atheneum Mobi. Samen met de Stad Gent verbouwde de school het terrein van de voormalige faculteit diergeneeskunde tot een park. Na de schooluren is het parkje openbaar en zijn de drie ingangen open, maar tegen zonsondergang gaan de poorten op slot. Tijdens de donkerste wintermaanden blijft het park gesloten.

 

Ondersteuning door groendienst van de stad :

Freinetatheneum De Wingerd in Gent

 

1.2.3    Hoe kunnen verenigingen ondersteunen?

Verenigingen die éénmalig, regelmatig of structureel infrastructuur van een school willen gebruiken, stappen best naar de directie van die school. Het kan helpen om met meerdere verenigingen de handen in elkaar te slaan en samen die vraag te stellen. Breder kan ook, vanuit adviesraden bijvoorbeeld, de vraag gesteld worden aan het lokaal bestuur om bijvoorbeeld faciliterend op te treden in functie van meer openstelling van schoolinfrastructuur (voor inspiratie daaromtrent: zie hierboven).

Ludieke acties of een heuse campagne zijn uiteraard ook opties.

Oost-Vlaamse provinciale ouderenadviesraad en jeugdraad pleiten samen voor het openstellen van schoolinfrastructuur. Heel wat verenigingen zijn regelmatig op zoek naar goede locaties voor activiteiten of evenementen. Schoolgebouwen die na de schooluren leeg staan, bieden hiervoor een oplossing. Alleen zijn de mogelijkheden daartoe beperkt en/of weinig bekend bij verenigingen. In Oost-Vlaanderen pleitte de jeugdraad al langer voor meer flexibiliteit voor het openstellen van provinciale schoolgebouwen, en in een recent advies zet de provinciale ouderenadviesraad hier mee zijn schouders onder.

• Okra organiseert kaartavonden in de refter van de vrije lagere school in Stokrooie.
• Kleuterschool in Hasselt: De kleuterspeelplaats is een vrij toegankelijk speelplein, ingericht en onderhouden door de stad Hasselt. KLJ gebruikt klassen in dat gebouw, alsook de ‘grote speelplaats’ voor buitenactiviteiten.
• In Zichen-Zussen-Bolder fungeert zaal Den Dries zowel als ontmoetingscentrum als ook als turnzaal.
• De sportzalen van het stedelijk onderwijs in Hasselt worden op diverse plaatsen na school gebruikt door sportclubs: Tuilt, Kuringen, Spalbeek, … De nieuwbouwprojecten worden daar in de toekomst ook op voorzien.
• Het Sint-Jozefinstituut in Essen, maakt tijdens de schooluren occasioneel gebruik van het plaatselijke Gildenhuis (parochiehuis) voor toneelvoorstellingen en repetities.
• Secundair Onderwijs Gitok 2, Kalmthout, deelt opleidingsinfrastructuur, het E-lab zal niveau-overschrijdend (BaO en SO) + netoverschrijdend ingezet worden voor onderwijs. Ook externe partners, waaronder jongerenwerking via de bibliotheek en seniorenwerking binnen de gemeente, maken gebruik van het E-lab.

1.3       Gebruikersvergadering

 

Een gebruikersvergadering kan een nuttige optie zijn bij het beheren van opengestelde schoolinfrastructuur. Afhankelijk van de situatie (aantal gebruikers, intensiteit van het gebruik) kan u er een periodiek overleg van maken. Bepaal wie deel uitmaakt van deze vergadering en hoeveel mensen per organisatie u wilt uitnodigen. Voor een goede gang van zaken is het wenselijk om ruim op voorhand   vergaderingen en besprekingen waar het schoolbestuur of lokaal bestuur bij aanwezig moet zijn, vast te leggen. Afhankelijk van de frequentie kan deze groep ook een deel van de beheerstaken op zich nemen.

Bij een éénmalig overleg kan de gebruikersvergadering fungeren als ontmoetingsmoment, tussen gebruikers, of tussen gebruikers en eigenaar. Hierbij kan een planning overlopen worden met de uren en ruimtes die ter beschikking gesteld worden.

Men kan ook kiezen voor een occasioneel overleg waarbij ad hoc bekeken wordt wanneer er overleg moet komen. Wanneer er bijvoorbeeld werken gepland zijn in het gebouw en men met de gebruikers wil bekijken hoe hun activiteiten kunnen blijven doorgaan.

Bij structureel overleg komt de gebruikersvergadering op geregelde, vaste momenten samen. Dit kan handig zijn om nieuwigheden of praktische zaken makkelijk te kunnen bespreken. Het kan ook leiden tot een meer inhoudelijke of pedagogische samenwerking tussen de verschillende organisaties. Bij dat laatste is een structureel overleg sowieso aangewezen.

 

Het is aangewezen om op een centrale plek die zichtbaar en toegankelijk is voor alle betrokken actoren, een overzicht of uurrooster te hangen van het gebruik van de verschillende ruimtes. Op dit overzicht kunnen ook schooltijden en vakanties aangeduid worden en de verantwoordelijken van alle organisaties die de infrastructuur gebruiken.

Aanvullend bestaan er momenteel ook digitale instrumenten om de agenda te beheren. Het voordeel is de vlotte aanpasbaarheid. Maar het overzicht moet toch opgehangen worden omdat niet iedereen altijd even mobiel of kundig is met deze instrumenten.

Voorbeelden van digitale instrumenten zijn (gratis) planningssoftware (Google : schedule software, meetingroom booking systems) of een gedeelde agenda via e-mailaccounts. Veelal heeft  één persoon een beheerdersrol en kunnen andere gebruikers de beschikbaarheid raadplegen. Op het niveau van een lokaal bestuur, kan het zinvol zijn om een intranet systeem op te bouwen gelinkt aan een website waar aanvragen kunnen verwerkt worden en beschikbaarheid doorgegeven. Dit kan in combinatie met een publieke inventaris van fiches van ter beschikking gestelde schoolinfrastructuur.

1.5       Meldpunt schade & technische problemen

 

Er worden best goede afspraken gemaakt over het melden van eventuele schade of technische problemen. Spreek bijvoorbeeld af dat elke gebruiker bij de start van de activiteit nagaat of alles in orde is. Raad iedereen aan om schade best meteen te melden via een oproep of sms aan een vooraf afgesproken contactpersoon, waarbij duidelijk datum en uur van de vaststelling meegegeven wordt. Zo wordt achteraf discussie vermeden.  Zo mogelijk, wordt best ook een foto genomen.

Daarnaast is het noodzakelijk om alle gebruikers vooraf op de hoogte te stellen van:

• Adressen van dokter, politie, brandweer, ambulance,…
• Overzicht van EHBO-ers van iedere organisatie
• Ontruimingsplan van het gebouw
• Afspraken m.b.t. ontruimingsoefeningen
• Afspraken m.b.t. het alarmsysteem

 

1.6       Logboek gebruik ruimte

Een logboek is een handig instrument in de communicatie tussen eigenaar en gebruiker of tussen verschillende gebruikers onderling. In dit logboek kan aangegeven worden hoe het gebruik van de ruimte is verlopen. Was de ruimte proper bij aankomst? Is er een technisch defect opgetreden? Het logboek kan een gewoon boek (zoals een gastenboek) zijn of een ringmapje met losse bladen. Het kan ook digitaal zijn zoals een Whatsapp- of facebook-groep of er kan in de website van de school een intern digitaal platform gemaakt worden.

Bijvoorbeeld: Een hobbyclub gebruikt een polyvalente zaal om een tentoonstelling te organiseren. Tijdens het opzetten valt een verlichtingspunt uit. Dit wordt genoteerd in het logboek. De eigenaar leest het bericht en vervangt de lamp.

Bij ernstige technische defecten, zoals een waterlek, is het uiteraard aangewezen om  te bellen naar de eigenaar/verantwoordelijke.

Document in bijlage: Template Logboek – www.slimgedeeld.be/bijlagen

 

1.7       Inventaris en afspraken omtrent leveranciers

 

Iedere organisatie heeft diverse (facilitaire) bedrijven en leveranciers waar ze contacten mee onderhouden. Denk hierbij aan schoonmaak, afvalverwerking, catering, technische dienst, tuinonderhoud ect. Het is handig om elkaar op de hoogte te houden. Soms kun je gezamenlijke afspraken maken, soms kan dat niet omdat bijvoorbeeld de kinderopvang een contract heeft afgesloten met een andere afvalverwerker dan de school. Het komt vaak voor dat de overkoepelende organisatie afspraken maakt met een leverancier voor al hun gebruikers.

Maar dat kan soms ook een voordeel zijn in tijdswinst. Het is vaak makkelijker samen te werken met een leverancier die het gebouw al kent.

Document in bijlage : Modeldocument – inventaris en afspraken leveranciers

www.slimgedeeld.be/bijlagen

 

1.8       Inventaris en afspraken over gebruik van materiaal

Wat kan helpen in het vermijden van conflicten tussen eigenaar en gebruiker is het opstellen van afspraken rond het gebruik van materiaal en meubilair.  Welke meubels mag je verplaatsen, welke niet? Hoe werken bepaalde apparaten ? Wat als er iets beschadigd is?

Het is zinvol om bijvoorbeeld een handleiding (met foto’s) te maken voor de apparaten in de refter of cafetaria. Of een handleiding voor de beamer en muziekinstallatie in de polyvalente ruimte. Dit zorgt ervoor dat de gebruiker makkelijker zijn plan kan trekken en dus ook de verantwoordelijke niet hoeft te contacteren. Het is ook een middel om beschadiging tegen te gaan door verkeerd gebruik van een apparaat.  Bijvoorbeeld:  Lampje van de beamer laten afkoelen alvorens de stekker uit te trekken.

Met betrekking tot eventuele schade is het goed om een procedure op te stellen. Wat in geval van schade? Is er een meldpunt? Wat moet de gebruiker doen? (zie hoger) Wie moet het beschadigde voorwerp vervangen?

Opgelet! Op geen enkel moment mag de normale werking van de school in gedrang komen door openstelling. Indien dit het geval zou kunnen zijn, zorgt de gebruiker er best voor dat het probleem zo snel mogelijk wordt opgelost.

We adviseren u om in elk geval een inventaris op te maken van het materiaal. Dit kan eenvoudigweg in een spreadsheet (zie bijlage), eventueel aangevuld met foto’s. Het is raadzaam zowel voor de gebruiker als voor de eigenaar om voor de terbeschikkingstelling foto’s te nemen van meubilair of materiaal dat reeds beschadigd is, maar ook van het geheel. We adviseren ook om spel- en sportmateriaal te labelen. Immers alleen dan is het duidelijk wie de eigenaar is.

Om de gebruiker aan te sporen om het materiaal op de juiste plaats terug te brengen is het handig om een visuele fiche te maken voor het bergen van materiaal. Dit kan eenvoudigweg door een foto te maken en geplastificeerd op te hangen in de ruimte, eventueel ook aangevuld met specifieke aanwijzingen.

• Een seniorenvereniging gebruikt de keuken van een refter, op de kasten hangt een foto met de juiste opstelling van het servies.
• Een jeugdvereniging gebruikt een sporthal, heeft toegang tot het materiaalkot, ze engageren zich om alles mooi terug te zetten. Geen discussie mogelijk met een reeks foto’s van het materiaalkot in opgeruimde toestand.

Soms kan het interessant zijn om een samen een aankoop te doen van materiaal of meubilair. De eigenaar en gebruiker spreken dan af om samen een deel van het materiaal te bekostigen. Bijvoorbeeld: een sportvereniging gebruikt vaak de sporthal van een school en ze hebben een eigen budget voor materiaal. In plaats van twee keer te investeren in hetzelfde materiaal, vanuit de school en vanuit de sportverenigingen, gaan beide hun materiaal delen. Op die manier kunnen ze samen investeren in een breder aanbod sportmateriaal.

Document in bijlage: Modeldocument – inventaris en afspraken materiaal

www.slimgedeeld.be/bijlagen

2          Toegang en sleutelbeheer

 

2.1       Sleutelplan

Een sleutel tot succes is ervoor zorgen dat gebruikers enkel toegang hebben tot de ruimtes die ze gebruiken. Het voordeel hiervan is dat er minder oppervlakte verzekerd moet worden, dat er minder risico is op schade en dat niet gebruikte ruimtes proper blijven (minder onderhoud).

Het Keerpunt in Antwerpen is voorzien van een elektronisch sleutelplan waarbij de gebruiker een eenmalige code krijgt om door het gebouw te bewegen in de zones die voor hem toegankelijk zijn. Er is een conciërge beheerder en met loketfunctie, die de verantwoordelijkheid draagt voor de planning van het multifunctioneel gebruik. Het Keerpunt is voorzien van een duidelijk plan van welke lokalen waar gelokaliseerd zijn.

 

2.2       Sleuteldragers en sociale economie

 

Het sleuteldragersysteem lost één van de meest voorkomende knelpunten op bij het openstellen van schoolinfrastructuur.  Het is een systeem waarbij mensen die actief zijn in de sociale economie ingeschakeld worden als ‘sleuteldragers’. In Antwerpen opent een sleuteldrager samen met de gebruiker de infrastructuur, overloopt en controleert de afspraken, is bereikbaar in geval van nood en sluit de zaal veilig af. Een sleuteldrager werkt in Antwerpen binnen het SINE-statuut, een tewerkstellingsmaatregel voor mensen die werken in de sociale economie, en wordt opgeleid door Werkhaven vzw. Ook in stad Gent staat het systeem momenteel in de startblokken.

 

Alle info via deze link.

 

Er zijn verschillende lokale regisseurs sociale economie actief in Vlaanderen. Afhankelijk van je regio kan je bij deze personen terecht met vragen over de inschakeling van sociale economie in jou project. Deze regisseurs gaan samen met jou op zoek naar een bedrijf geschikt voor de taken die je voor ogen hebt. zoek in deze lijst de contactgegevens van jouw lokale regisseur op, voor een oplossing op maat.

 

Het departement onderwijs en vorming Vlaanderen maakte een overzicht voor de eventuele inschakeling van personeel en samenwerking met sociale economie in het kader van naschoolse openstelling. Lees het overzicht van het departement.

 

(foto sleuteldragers)

2.3.      Vliegende zaalwachter

 

Bij het delen van schoolsportinfrastructuur wordt er wel al eens gebruik maakt van een (vliegende) zaalwachter. De functie van zaalwachter staat onder druk en er wordt gekeken hoe deze personeelsleden efficiënter ingezet kunnen worden. In het verleden was de voltijdse bemanning met zaalwachters standaard. Tijdens de openingsuren was er altijd een zaalwachter aanwezig. Gemeenten beginnen ook al te denken over een deeltijdse bezetting met zaalwachters waarbij bijvoorbeeld enkel in de avonduren een zaalwachter aanwezig is en scholen zelfstandig binnen en buiten kunnen overdag. Een mogelijke oplossing zou kunnen zijn om beroep te doen op een vliegende zaalwachter waarbij één zaalwachter tijdens zijn dienst verantwoordelijk is voor meerdere sites of sporthallen. Clubs kunnen zelf instaan voor het klein onderhoud van de kleedkamers tussen de gebruiksbeurten in.

 

Voordelen:

• Nog altijd een vorm van permanentie
• Er blijft een aanspreekpunt voor de gebruiker (ook via gsm)
• Lagere personeelskosten
• Betere invulling van de avonduren tijdens de winterperiode (afhankelijk van de creativiteit van de beheerder)
• Meer vertrouwen bij het beleid

Nadelen:

• Minder controle op de sportmaterialen
• Grotere slijtage van de sportmaterialen
• Minder controle op de bezetting

Meer info: zie artikel ISB in bijlage Slimgedeeld.be/Bijlage

 

            2.3.      Zaalzoeker

 

Zaalzoeker is een digitaal platform van de stad Antwerpen^[1] dat burgers en organisaties helpt bij de zoektocht naar een geschikte zaal of ruimte.  Het gratis platform omvat meer dan 1500 zalen van de stad, scholen, verenigingen en privépersonen voor allerlei soorten activiteiten.

In maart 2017 zetten Zaalzoeker en Werkhaven in 15  Antwerpse scholen sleuteldragers in voor 101 opdrachten.

Zaalzoeker werd voornamelijk ontwikkeld omdat er veel zalen zijn die (vaak) niet gekend of onderbenut zijn en omdat vraag en aanbod mekaar onvoldoende vonden. Zaalzoeker activeert derhalve onderbenutte ruimte en onbenutte tijd  en zorgt dat  burgers en verenigingen  digitaal op zoek kunnen naar een geschikte zaal voor hun activiteiten. Deze zoektocht loopt via het filteren op basis van een aantal parameters, zoals ligging, grootte, mogelijkheden tot catering, bereidbaarheid, toegankelijkheid, kostprijs, …

Aan het eind van het zoekproces kan men contact nemen met de zaalaanbieder voor de beschikbaarheid en verdere afspraken over de huurmodaliteiten.

 

Zaalzoeker zet permanent in op het ontsluiten van schoolinfrastructuur en ondersteunt scholen in de opmaak van een evenwichtig beleid voor actieve terbeschikkingstelling.

Enkele belangrijke aspecten, niet perse chronologisch, zijn:

• Een inventaris van ontsluitbare ruimte binnen de school als een eerste en mogelijk geruststellende stap. Niet de ganse school leent zich tot ontsluiten, enkele onderdelen allicht wel.
• Wat zijn de verwachtingen van de school? Wat kan er wel en wat niet? Ontsluiten is niet het toegang verlenen aan een Paard van Troje. Het is een oefening in het zoeken naar een passende oplossing voor een gestelde vraag.
• Zijn er technische hulpmiddelen die ontsluiting kunnen vergemakkelijken? Een elektronisch toegangssysteem? Kan de ruimte gecompartimenteerd worden? Apart verwarmd worden? Kan er iemand als sleuteldrager fungeren?
• ‘Wat als…’. Met wat gezond verstand, maar vrij van harde en hardnekkige vooroordelen, kan men een oefening maken in het anticiperen op mogelijke probleempjes. Wat kunnen we doen indien zich dit zou voor doen?
• Een goed gebruikersreglement maakt goede vrienden. Het moet de synthese zijn van de voorafgaande oefeningen. Aspecten als verzekeringsmaterie, vergoeding, procedure bij eventuele schade,… zijn belangrijke onderdelen.
• Vertrek vanuit een concrete vraag. Een groepje jongeren zoekt een plek voor een wekelijkse partijtje minivoetbal en onze school is de trotse bezitter van leuke sportzaal met faciliteiten. Durven we de oefening maken?
• Wat zijn de concrete verwachtingen van de vraagstellers? Sporen die met wat de school kan bieden? Kunnen we mekaar halfweg vinden?
• Zoek naar bruggenbouwers, partners in gemeentelijke of stedelijke diensten sport, jeugd, cultuur, senioren, die allicht de voorliggende vraag kennen –  of nog niet? –  en mee het proces van kennismaking, afspraken maken, opbouw van vertrouwen kunnen gaan. Die ook de vinger aan de pols houden als er iets schort, iets fout loopt, afspraken moeten verfijnd worden. Ze zijn een factor in de risicoreductie en dat is wat het schoolbestuur wil.
• Durf ook fantaseren over dat wat er voor de school in kan zitten. Beperkte inkomsten die er voor kunnen zorgen dat de lamp niet gratis moet branden? Al eens een pot verf die kan aangekocht worden voor een nieuwe frisse kleur? Een beter en open contact met verenigingen uit de directe omgeving waardoor er wederzijds respect komt? Waardoor er sociale controle op de schoolinfrastructuur ontstaat?
• De inzet van een sleuteldrager kan bijdragen tot de opbouw van vertrouwen. Als het draagvlak zich hiertoe leent kan er een sleutelcontract overwogen worden.
• Het blijft mensenwerk. Er kan altijd iets gebeuren. Open en snel communiceren tussen al de betrokkenen is hoofdzaak en noodzaak. De hierdoor ontstane duidelijkheid biedt ruimte voor verfijnde afspraken, een sterker engagement van al de betrokkenen. En nieuwe inzichten.

 

 “Anno 2018 moet het delen van ruimte een evidentie zijn. Als we er van overtuigd zijn dat we de sterk toenemend individualisering van onze samenleving moeten afremmen, dan moeten we elke kans tot gemeenschapsvorming grijpen. Mekaar ontmoeten, in welke vorm dan ook, vertrekt vanuit beschikbare ruimte. Het beschikbaar stellen van ruimte. Onderbenutting van ruimte in onbenutte tijd invullen, het ontsluiten van (gemeenschaps)infrastructuur waar mogelijk en haalbaar, binnenruimte en buitenruimte, tijdelijke invulling van ruimte,…. Alles wat mogelijk en haalbaar is. Met inzet van technische hulpmiddelen, gezond verstand en goede afspraken. Waar mogelijk en nodig met sleuteldragers.”

Robert Kaerts, Projectleider Zaalzoeker voor de Stad Antwerpen

Ook in stad Genk[2] is er een Zaalzoeker, geïnspireerd op die van Antwerpen. Net als in Antwerpen maken ze een digitale inventaris van de zalen in de stad. Ook scholen bieden hun infrastructuur aan op de website. Het gaat doorgaans om polyvalente zalen, refters en (computer)lokalen. In Genk zijn de terbeschikkinggestelde (school)sportzalen ook gekoppeld aan een soort sleuteldragersysteem. Er komt iemand openen, afsluiten en een oppervlakkige controle doen.

Zaalzoeker bestaat nu drie jaar in Genk en het systeem wordt positief geëvalueerd. Recent werd bij het schepencollege ook de toelating gevraagd om nog drie middelbare scholen van het katholiek onderwijs op te nemen in het aanbod.

 

2.4       Conciërge

 

Sommige scholen/schoolcomplexen in Vlaanderen hebben ook een conciërge of huisbewaarder, meestal inwonend. Deze conciërges zijn er in eerste instantie om permanentie te bieden door middel van bewoning van het gebouw, maar zij kunnen ook een rol spelen in het beheer en coördinatie bij openstelling. De conciërge krijgt zo een organiserende taak toegewezen, zodat directie en leerkrachten ontlast worden. Een conciërgewoning op of nabij de schoolsite wordt dan essentieel. De aanwezigheid van een conciërge is afhankelijk van de inrichtende macht van de school, en de complexiteit van het schoolcomplex. We zien hier een dubbele tendens. Enerzijds lijkt gezien de personeelskost de functie uitdovend. Conciërgewoningen worden ook niet beschouwd als onderwijsinfrastructuur en worden dus ook niet gesubsidieerd. Anderzijds wordt er vastgesteld dat grotere schoolcomplexen of een groepering van scholen in éénzelfde omgeving, opnieuw expliciet kiezen om deze functie te behouden of te creëren.

 

Een conciërge is geen security agent, dus bij controle van grote schoolcomplexen ’s nachts is het aangewezen om te bekijken hoe dit anders georganiseerd kan worden. Brief een conciërge over afspraken in het kader van de openstelling, zodat alle gebruikers op de zelfde manier worden behandeld.

CDO-Noord, Antwerpen beschikt over een afzonderlijke toegang met een loketfunctie en een conciërge die de sleutel overdraagt aan de gebruikers.

 

2.5       Elektronische toegang

 

Elektronische sluitsystemen bestaan in allerlei varianten. In plaats van een sleutel kan de deur geopend worden met een pasje of sleutelhanger. Daarbij kunt u ervoor kiezen een vertegenwoordiger van een vereniging de bevoegdheid te geven om op bepaalde tijden het pand (of zelfs alleen bepaalde ruimtes in het pand) te betreden. Het is mogelijk te registreren wie waar wanneer in het pand is geweest. De toegang kan ook weer geblokkeerd worden, bijvoorbeeld wanneer iemand niet verantwoord met de ruimte omgaat. Het beheer van een elektronisch sleutelplan kan via een centrale computer maar ook met behulp van op de eigen computer geïnstalleerde software. Laat u informeren over de mogelijkheden door een specialist. Voordeel van het elektronisch sluitsysteem is dat er geen sleutels meer in omloop zijn bij (mogelijk) onbevoegden. Bekabeling is niet nodig en bestaande sloten en deuren kunnen gewoon gebruikt blijven worden. De hoge(re) kosten voor het aanleggen van zo’n systeem zijn een nadeel.

Een andere optie is een elektronisch cijferslot, waarbij de gebruiker enkel een code nodig heeft, die best om de zoveel tijd vervangen wordt door een nieuwe code. Een voordeel van het systeem is dat het goedkoper is. Een nadeel is dat het minder flexibel is dan andere elektronische sluitsystemen.

Sporthal Paardenstraatje – Sint-Romboutscollege – Basisonderwijs en secundair onderwijs (KOV) te Mechelen

Oorspronkelijk was er enkel een centrale toegang tot de hal via het Paardenstraatje. Er werden nooduitgangen voorzien die uitgaven op de speelplaats. Men vreesde dat het openzetten van deze deuren ter verluchting van de zaal zou kunnen leiden tot misbruik, vandalisme en diefstal en daarom werden de vluchtdeuren uitgerust met een elektronisch systeem. Sinds een drietal jaar moeten de schoolse gebruikers echter geen ommetje meer maken en kunnen ze het complex ook betreden via een aangepaste doorgang ter hoogte van de speelplaats. AGB Sam overweegt om het huidige toegangssysteem met sleutels te laten vervangen door een badgesysteem. Dit is een extra investering die zou uitsluiten dat bij sleutelverlies alle sloten dienen vervangen te worden. Bovendien kunnen de badges klaarblijkelijk voor meerdere complexen tegelijk gebruikt worden en is er een betere monitoring mogelijk.