Als een ruimte intensiever gebruikt wordt omdat er meerdere organisaties gebruik van maken, is het noodzakelijk om goede afspraken te maken rond het beheer ervan. Deze afspraken kunnen al dan niet worden opgenomen in de gebruiksovereenkomst. In het kader van openstelling betekent dit bijvoorbeeld: het opmaken van een planning(stool), het creëren van procedures voor de verwerking van aanvragen, een onderhoudsplan opstellen, gebruiksovereenkomsten opmaken. Dit is een inspanning die best meteen goed gebeurt, want vaak bijsturen zorgt voor onduidelijkheid en brengt extra werk met zich mee. Poog ook het beheer wat te spreiden over meerdere personen;  vele schouders maken licht werk!